Comment l’automatisation optimise votre workflow quotidien
Du mode « Ne pas déranger » sur votre téléphone aux plages de concentration bloquées dans votre agenda, vous avez sans doute entendu parler d’une multitude d’« astuces de productivité ». Pourtant, la plupart des gens ne sont productifs qu’environ 60 % du temps.
Répondre aux e-mails, publier du contenu, faire le point avec votre équipe : chaque décision du quotidien peut vite vous détourner de vos priorités. Pour optimiser votre temps, vous devez bâtir des workflows axés sur l’automatisation. L’automatisation des tâches, de la communication et des réunions permet de gagner du temps et d’éviter les malentendus. Voici nos conseils :
1\. Une communication régulière avec votre équipe
Clarifier les attentes et déléguer des tâches peut rapidement prêter à confusion. Pour les tâches récurrentes, élaborez un plan et un calendrier avec votre équipe afin d’éviter tout oubli. Il peut s’agir d’un point quotidien par message, d’une réunion d’équipe bihebdomadaire ou d’un ordre du jour tenu à jour en continu.
Lors du lancement d’un projet spécifique, commencez par vous réunir avec votre équipe pour établir une liste de tâches. Vous êtes sûrement déjà sorti d’une réunion en vous disant : « cela n’aurait-il pas pu être un simple e-mail ? ». Rendez vos réunions utiles en :
- définissant des attentes claires,
- établissant un ordre du jour précis, et
- préparant vos questions et points clés à l’avance
Créez un calendrier regroupant les échéances, les points d’étape et les communications pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Pensez à programmer des rappels et à planifier les réunions à l’avance afin que chacun soit synchronisé sur les livrables et les étapes clés.
2\. Bloquez des créneaux pour les tâches récurrentes dans votre agenda
Une fois les tâches de chacun bien définies, place à la mise en place d’un workflow hebdomadaire. Bloquer des plages de concentration chaque semaine dans votre agenda vous permet de :
- Regrouper efficacement les petites tâches
- Vous concentrer sur les projets à long terme
- Mieux gérer votre temps
Voici un exemple d’intégration de blocs de concentration hebdomadaires dans votre agenda. Identifiez les tâches récurrentes clés et automatisez-les dans votre calendrier. Vous disposez ainsi de créneaux sans distraction pour les réaliser, sans avoir à vous demander quand vous en occuper
3\. Automatisez vos campagnes
Faire la promotion de votre entreprise sur les plateformes numériques est indispensable pour générer des visites en établissement et convertir davantage de clients. Mais vous le savez déjà sans doute : vous connaissez très bien les avantages des campagnes Synup. Et vous avez certainement hâte de les lancer, mais dégager encore plus de temps pour configurer des campagnes récurrentes (week-ends, jours fériés ou événements météo) peut sembler particulièrement chronophage.
Heureusement, Synup facilite l’automatisation de vos campagnes pour obtenir plus de conversions en y passant moins d’heures.
De cette façon, vous pouvez diffuser des promotions hebdomadaires (comme une offre « 1 verre acheté = 1 verre offert » pour les vendredis d’été) sans avoir à vous connecter chaque semaine à votre Google Business Profile. Il vous suffit de configurer votre campagne Synup et de choisir une récurrence hebdomadaire (ou la fréquence de votre choix).
Maintenant que vous voyez à quel point c’est simple, vous aurez sans doute envie de déployer encore plus d’actions promotionnelles ! Si vous êtes à court d’idées, nous avons ce qu’il vous faut.
4\. Automatisez les réponses aux avis
Nous sommes les premiers à vous recommander d’auditer régulièrement vos avis et de déployer une stratégie de gestion des avis exemplaire. Après tout, 90 % des consommateurs lisent les avis en ligne avant de se rendre dans un établissement, et les clients dépensent jusqu’à 31 % de plus auprès d’entreprises aux avis irréprochables.
Si les clients préfèrent les entreprises réactives et attentives qui répondent à leurs avis, chaque avis n’exige pas forcément une réponse sur mesure. Et si vous gérez un réseau multi-établissements, répondre à chaque commentaire représente un investissement colossal – surtout quand 53 % des clients attendent une réponse sous une semaine, et 33 % en quelques jours seulement. Une vraie course contre la montre !
Nous vous recommandons de réserver chaque semaine un créneau pour répondre aux avis. Les retours négatifs méritent toujours une réponse personnalisée qui traite l’expérience du client. Vous pouvez toutefois optimiser ce processus en créant des modèles de réponses pertinents ; ainsi, vous n’aurez pas à repartir de zéro à chaque fois !
Grâce à une plateforme comme Synup, il est très simple d’automatiser les réponses aux avis positifs et de recueillir des données clés pour comprendre ce qui se dit d’un simple coup d’œil. Pensez à faire alterner différents modèles pour répondre aux avis positifs : cette diversité montre aux clients que vous êtes à leur écoute, tout en vous faisant gagner du temps !
5\. Prévoyez un créneau récurrent pour la formation continue
Travailler sur des tâches sans disposer des bonnes informations est un frein majeur à la productivité. Imaginez que vous prépariez une page de destination pour votre site web, puis que vous réalisiez qu’il vous manque des détails essentiels sur la nouvelle campagne de votre entreprise. Vous vous arrêtez pour envoyer un message à un collègue, puis vous convenez d’un point le lendemain pour en savoir plus… et ensuite ? Vous aviez prévu tout votre après-midi pour cette page, mais vous voilà bloqué. Vous vous levez pour faire une pause, pensez à d’autres urgences et finissez par papillonner dans vos e-mails pour le reste de la journée. Rien de très réjouissant, n’est-ce pas ?
Plus vous disposez des éléments en amont, moins vous perdez de temps à chercher des informations et à déterminer la marche à suivre. C’est toute la différence entre rédiger un dossier après avoir fait ses recherches, et chercher au fil de l’eau. Le choix est vite fait !
Par exemple, Synup propose de nombreux guides pratiques pour optimiser votre marketing local.
Automatiser des tâches comme la veille, le paramétrage des campagnes, les réponses aux avis ou encore la communication d’équipe va fluidifier votre workflow et alléger votre journée ! Si votre entreprise cherche une solution technologique pour automatiser ses processus, Synup est le point de départ idéal. Réservez une démo de Synup dès aujourd’hui pour découvrir comment gagner du temps, améliorer vos conversions et optimiser votre workflow.
