Wie Automatisierung Ihren täglichen Workflow verbessert
Ob Nicht-stören-Modus am Smartphone oder geblockte Fokuszeiten im Kalender: Sie kennen wahrscheinlich mehr als genug sogenannte „Produktivitäts-Hacks“. Trotzdem sind die meisten Menschen nur rund 60% der Zeit wirklich produktiv.
Vom Beantworten von E-Mails über Posts bis hin zu Team-Meetings: Jede alltägliche Entscheidung wird schnell zur Ablenkung von Ihren eigentlichen Aufgaben. Um Ihre Zeit effizient zu nutzen, brauchen Sie Workflows, die auf Automatisierung setzen. Durch die Automatisierung von Aufgaben, Kommunikation und Meetings sparen Sie Zeit und vermeiden Missverständnisse. Hier sind unsere Empfehlungen:
1\. Regelmäßige Kommunikation im Team
Erwartungen zu kommunizieren und Aufgaben zu delegieren, stiftet schnell Verwirrung. Erstellen Sie für wiederkehrende Aufgaben gemeinsam mit Ihrem Team einen Plan und Kalender, damit nichts untergeht. Das kann eine tägliche Check-in-Nachricht sein, zwei wöchentliche Team-Meetings oder eine stets aktuelle Agenda.
Wenn Sonderprojekte anstehen, starten Sie mit einem Team-Meeting und erstellen Sie eine Aufgabenliste. Sie haben ein Meeting sicher auch schon mal mit dem Gedanken verlassen: „Hätte das nicht eine E-Mail sein können?“ Sorgen Sie dafür, dass Meetings sinnvoll bleiben, indem Sie:
- klare Erwartungen formulieren,
- eine Agenda definieren und
- Fragen sowie Diskussionspunkte vorab vorbereiten
Erstellen Sie einen Kalender für Fristen, Check-ins und Abstimmungen, damit alle an einem Strang ziehen. Hinterlegen Sie rechtzeitig Erinnerungen und Termine, sodass das gesamte Team bei Deadlines und Meilensteinen synchronisiert ist.
2\. Zeitfenster für wiederkehrende Aufgaben im Kalender blocken
Nachdem die Aufgaben aller Beteiligten geklärt sind, geht es an den wöchentlichen Workflow. Feste wöchentliche Fokusblöcke in Ihrem Kalender helfen Ihnen dabei:
- Kleinere Aufgaben effizient zu bündeln
- Sich auf langfristige Projekte zu konzentrieren
- Ihre Zeit optimal einzuteilen
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie wöchentliche Fokusblöcke in Ihren Kalender integrieren können. Identifizieren Sie wichtige wiederkehrende Aufgaben und tragen Sie diese fest ein. So haben Sie ungestörte Zeit zur Erledigung und müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, wann Sie Zeit dafür finden.
3\. Kampagnen automatisieren
Die Bewerbung Ihres Unternehmens auf digitalen Plattformen ist unverzichtbar, um Ladenbesuche zu steigern und mehr Kundschaft zu konvertieren. Aber das müssen wir Ihnen nicht sagen – Sie kennen sicher bereits die Vorteile von Synup Campaigns. Und bestimmt möchten Sie am liebsten direkt loslegen. Doch noch mehr Zeit im Kalender einzuplanen, um wiederkehrende Kampagnen (für Wochenenden, Feiertage oder bestimmte Wetterlagen) einzurichten, wirkt wie ein enormer Zeitaufwand.
Zum Glück macht Synup die Automatisierung von Kampagnen ganz einfach – für mehr Conversions bei geringerem Arbeitsaufwand.
So können Sie wöchentliche Aktionen (wie 2-für-1-Drinks am Sommer-Freitag) ausspielen, ohne sich jede Woche neu in Ihr Google Business Profile einloggen zu müssen. Richten Sie einfach Ihre Synup Campaign ein und wählen Sie als Wiederholung wöchentlich (oder jedes beliebige andere Intervall).
Da Sie nun sehen, wie einfach das ist, möchten Sie bestimmt noch mehr Werbekampagnen umsetzen! Falls Ihnen die Ideen fehlen, helfen wir gerne weiter.
4\. Antworten auf Bewertungen automatisieren
Wir sind die Ersten, die Ihnen raten: Überprüfen Sie Ihre Bewertungen – und setzen Sie auf ein erstklassiges Bewertungsmanagement. Schließlich lesen 90% der Kundinnen und Kunden Online-Bewertungen vor dem Besuch eines Geschäfts, und sie geben bis zu 31% mehr bei Unternehmen mit hervorragenden Bewertungen aus.
Kundinnen und Kunden schätzen zwar aufmerksame Unternehmen, die auf Feedback reagieren, aber nicht jede Bewertung erfordert eine ausführliche Antwort. Wenn Sie zudem mehrere Standorte im Multi-Location-Bereich verwalten, ist das Beantworten jeder Bewertung ein gewaltiger Aufwand – vor allem, wenn 53% der Kundschaft innerhalb einer Woche eine Rückmeldung erwarten und 33% sogar innerhalb weniger Tage. Da gerät man schnell unter Zeitdruck!
Wir empfehlen, jede Woche ein festes Zeitfenster für Bewertungsantworten einzuplanen. Auf negatives Feedback sollte immer eine persönliche Antwort folgen, die direkt auf die Erfahrung der Kundin oder des Kunden eingeht. Sie können diesen Prozess jedoch optimieren, indem Sie passgenaue Vorlagen für Nachrichten und Antworten anlegen – so müssen Sie nicht jedes Mal bei null anfangen!
Mit einer Plattform wie Synup lassen sich Antworten auf positive Bewertungen ganz einfach automatisieren – inklusive wertvoller Einblicke, mit denen Sie auf einen Blick sehen, was Kundinnen und Kunden über Sie sagen. Nutzen Sie am besten mehrere verschiedene Textvarianten für positive Bewertungen im Wechsel. Diese Vielfalt signalisiert echte Wertschätzung und spart Ihnen gleichzeitig wertvolle Zeit!
5\. Feste Zeitfenster für Weiterbildung und Training reservieren
An Aufgaben ohne das nötige Hintergrundwissen zu arbeiten, ist fatal für die Produktivität. Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Landingpage für Ihre Website, bemerken aber, dass Ihnen Details zur neuen Werbekampagne Ihres Unternehmens fehlen. Sie halten inne, schreiben einer Kollegin oder einem Kollegen und vereinbaren schließlich ein Meeting für den nächsten Tag, um Näheres zu erfahren … und was nun? Sie hatten den ganzen Nachmittag für die Landingpage reserviert, sind jetzt aber blockiert. Sie stehen kurz auf, denken an andere Aufgaben und vertrödeln den Rest des Tages mit E-Mails. Kein besonders erfreulicher Nachmittag, oder?
Je mehr Sie vorab wissen, desto weniger Zeit verlieren Sie mit Recherche und unklaren nächsten Schritten. Es ist der Unterschied zwischen dem Schreiben eines Textes, dessen Thema Sie bereits gründlich recherchiert haben, und dem gleichzeitigen Schreiben und Suchen. Ich weiß, wofür ich mich entscheiden würde!
Synup bietet beispielsweise eine Reihe hilfreicher How-to-Guides zur Optimierung Ihres lokalen Marketings.
Die Automatisierung von Aufgaben wie Weiterbildung, Kampagnenerstellung, Beantwortung von Bewertungen und sogar der Team-Kommunikation optimiert Ihre Workflows – und sorgt für einen stressfreieren Arbeitsalltag! Wenn Sie nach einer Technologielösung suchen, die Automatisierung in Ihrem Unternehmen vereinfacht, ist Synup genau der richtige Ausgangspunkt. Nutzen Sie die Gelegenheit und lassen Sie sich eine Demo buchen, um zu sehen, wie Sie Zeit sparen, Conversions steigern und Ihre Workflows optimieren.
