Cómo el uso de la automatización mejora tu flujo de trabajo diario

Desde poner el teléfono en modo no molestar hasta bloquear tu calendario para concentrarte a fondo, seguro has escuchado infinidad de “trucos de productividad”. Aun así, la mayoría de las personas solo son productivas alrededor del 60% del tiempo.

Desde responder correos hasta publicar contenidos o reunirte con tu equipo, cualquier decisión cotidiana puede convertirse fácilmente en una distracción de tus tareas. Para aprovechar tu tiempo al máximo, necesitas diseñar flujos de trabajo basados en la automatización. Automatizar tareas, comunicaciones y reuniones ahorra tiempo y evita confusiones. Aquí tienes nuestras recomendaciones:

1\. Comunicación constante con tu equipo

Comunicar expectativas y delegar tareas puede volverse confuso muy rápido. Para las tareas recurrentes, trabaja con tu equipo en un plan y un calendario para que nada se quede en el tintero. Puede ser un mensaje diario de seguimiento, una reunión de equipo quincenal o una agenda siempre actualizada.

Cuando surjan proyectos especiales, empieza por reunirte con tu equipo y crear una lista de tareas. Seguro has salido de alguna reunión pensando: “¿no podían haber dicho esto en un correo?”. Asegúrate de que las reuniones sean útiles siguiendo estos pasos:

• establece expectativas claras,
• define un orden del día, y
• prepara las preguntas y los temas a tratar con anticipación

Crea un calendario para fechas límite, seguimientos y comunicaciones; así te asegurarás de que todo el mundo esté en la misma página. No olvides programar recordatorios y agendar reuniones con tiempo para que todos estén alineados con los plazos y puntos de control. 

2\. Reserva tiempo en tu calendario para tareas recurrentes

Ahora que las tareas de todos están organizadas, construyamos un flujo de trabajo semanal. Programar bloques semanales de concentración en tu calendario te ayuda a:

• Agrupar tareas pequeñas de forma eficiente
• Concentrarte en proyectos a largo plazo
• Gestionar tu tiempo

Aquí tienes un ejemplo de cómo programar bloques semanales de concentración en tu calendario. Identifica las tareas recurrentes clave y automatízalas en tu agenda. Así tendrás tiempo libre de distracciones para terminarlas y no tendrás que preocuparte por cuándo hacerlas.

3\. Automatiza campañas

Promocionar tu negocio en plataformas digitales es clave para aumentar las visitas a tus tiendas y convertir más clientes. Pero no hace falta que te lo digamos: seguro ya conoces los beneficios de Synup Campaigns. Y seguro estás deseando empezar a usarlas, pero hacer más espacio en tu agenda para configurar campañas recurrentes (para fines de semana, días festivos o cambios de clima) parece una inversión enorme de tiempo.

Por suerte, Synup facilita la automatización de campañas para que consigas más conversiones con menos horas de trabajo.

De este modo, puedes lanzar promociones semanales (como el 2x1 en bebidas los viernes de verano) sin tener que entrar a tu Google Business Profile cada semana. Solo configura tu campaña en Synup y selecciona la opción de repetir semanalmente (o con la frecuencia que tú prefieras).

Ahora que ves lo fácil que es, ¡seguro querrás lanzar aún más campañas promocionales! Si te faltan ideas, nosotros te cubrimos. 

4\. Automatiza las respuestas a reseñas

Seremos los primeros en decirte que revises tus reseñas e implementes una estrategia estelar de gestión de reseñas. Al fin y al cabo, el 90% de los consumidores leen reseñas online antes de visitar un negocio, y los clientes gastan hasta un 31% más en empresas con excelentes reseñas.

Aunque los clientes prefieren negocios receptivos y atentos que respondan a sus opiniones, no todas las reseñas exigen una respuesta de tu puño y letra. Y si gestionas un negocio multiubicación, responder a cada reseña es un compromiso enorme, sobre todo cuando el 53% de los clientes espera una respuesta en una semana, mientras que el 33% la espera en cuestión de días. ¡Vaya contrarreloj!

Te recomendamos dedicar algo de tiempo cada semana a responder reseñas. Los comentarios negativos siempre deben recibir una respuesta personalizada que atienda la experiencia del cliente. Pero puedes agilizar este proceso creando mejores mensajes y plantillas de respuesta; de esa forma, ¡no tendrás que redactar respuestas desde cero cada vez!

Usar una plataforma como Synup facilita automatizar las respuestas a reseñas positivas y recopilar información clave para saber qué dice la gente de un solo vistazo. Considera alternar varios mensajes distintos para responder a las reseñas positivas. La variedad demostrará a los clientes que te importan, ¡y al mismo tiempo ahorrarás tiempo!

5\. Reserva un espacio periódico para formación y aprendizaje continuo

Trabajar en tareas sin el contexto adecuado es fatal para la productividad. Imagina que estás diseñando una landing page para tu sitio web, pero te das cuenta de que no sabes lo suficiente sobre la nueva campaña promocional de tu empresa. Quizá te detengas a escribirle a alguien que sepa más del tema y termines agendando una reunión al día siguiente para resolver dudas… ¿y ahora qué? Dedicaste toda la tarde a preparar la landing page, pero ahora estás atascado. Te levantas a estirarte, piensas en tus otras tareas y terminas dando vueltas en tu correo el resto del día. Una tarde poco productiva, ¿verdad?

Cuanto más sepas de antemano, menos tiempo perderás buscando información e intentando descifrar los siguientes pasos. Es la diferencia entre escribir un ensayo habiendo investigado el tema o escribirlo mientras buscas información sobre la marcha. ¡Sé bien qué opción elegiría yo!

Por ejemplo, Synup cuenta con varias guías prácticas muy útiles para mejorar tu SEO local. 

Automatizar tareas como el aprendizaje, la configuración de campañas, la respuesta a reseñas e incluso la comunicación con tu equipo agilizará tu flujo de trabajo y hará que tus días sean mucho menos estresantes. Si sientes que tu negocio necesita una solución tecnológica que facilite la automatización, Synup es sin duda el punto de partida ideal. Reserva una demo de Synup hoy mismo para descubrir cómo ahorrar tiempo, mejorar conversiones y optimizar tu flujo de trabajo.