Pour les agences qui gèrent plus de 20 clients, la communication de routine est un véritable gouffre financier en temps. Relances de factures, e-mails d’onboarding, envoi de documents, suivis de performance : aucune de ces tâches n’exige de réflexion stratégique, mais toutes mobilisent du temps humain. À grande échelle, cela représente chaque semaine des heures qui pourraient être consacrées à la stratégie ou au développement commercial.

Synup OS automatise ces flux de travail. Voici comment fonctionnent quatre workflows de communication clés et comment les configurer.

Relancer manuellement les paiements est l’une des pertes de temps les plus faciles à éliminer dans la gestion d’une agence. Le système de rappels de facturation de Synup prend en charge l’intégralité du cycle de relance de manière automatisée.

Pour le configurer : rendez-vous dans Settings > Invoices > Reminder Settings. Configurez ensuite trois éléments :

• First Reminder : combien de jours avant la date d’échéance le premier rappel doit-il être envoyé ?
• Recurring Reminder : indiquez si les rappels doivent se répéter après la date d’échéance, et à quelle fréquence.
• Reminder Time : l’heure exacte d’envoi des rappels, calculée selon le fuseau horaire de votre compte.

Les relances pour factures impayées se poursuivent automatiquement jusqu’à 30 jours après la date d’échéance.

Les champs de fusion permettent de personnaliser les rappels automatiques pour éviter l’effet générique. Dans votre modèle de facture, allez dans Settings > Invoices > Formatting et insérez des champs dynamiques depuis le volet de droite.

Parmi les plus utilisés, on retrouve [Receiver.Name], [Receiver.Company], [Receiver.Email] pour les coordonnées du client, ainsi que [Sender.Company] et [Sender.Address] pour les informations de votre agence. Ces champs extraient automatiquement les données associées au compte client.

Résultat : plus besoin de rédiger manuellement des e-mails de relance ni de vérifier qui a payé, le tout avec un niveau de professionnalisme constant pour chaque compte.

À lire aussi : Conseils de facturation intelligente pour agences afin de booster leur trésorerie

2\. Automatiser le partage de documents

Synup OS centralise l’envoi et le suivi de vos documents depuis une interface unique.

Comment partager un document :

1. Accédez à Documents > All Documents dans le menu de gauche.

1. Ouvrez un document existant ou cliquez sur + New Document pour en créer un nouveau.
2. Une fois le document prêt, cliquez sur Send en haut à droite.

1. Une fenêtre « Send Document » apparaît. Personnalisez l’e-mail destiné au destinataire, puis cliquez sur Send.

La flèche déroulante à côté de Send vous offre deux options supplémentaires : vous envoyer un e-mail de test au préalable, ou programmer l’envoi du document à une date ultérieure — idéal pour planifier l’envoi d’une proposition commerciale ou d’un dossier de renouvellement au moment opportun.

Suivi après l’envoi : une fois envoyé, le panneau de droite affiche un Audit Trail (historique horodaté) indiquant la date et l’heure d’envoi, d’ouverture et de consultation par le destinataire. Vous savez exactement où en est chaque document, sans avoir à relancer pour demander.

Parmi les documents couramment traités via ce workflow figurent les propositions commerciales, contrats, kits de bienvenue pour l’onboarding, récapitulatifs de prestations et accords de renouvellement. Pour organiser les données clients associées à ces documents, consultez notre guide sur la gestion des données clients avec Synup OS pour savoir comment les garder structurées et à jour.

3\. E-mails automatiques de suivi des performances

Plutôt que de rédiger manuellement un e-mail de mise à jour pour chaque client, Synup les génère et les envoie automatiquement. Rédigés par l’IA, basés sur vos données réelles et envoyés selon la fréquence de votre choix.

Où le trouver : Settings > Client Update Email pour la configuration globale, ou sur la Detail Page d’un client spécifique pour définir des paramètres personnalisés. Les paramètres au niveau du client prévalent toujours sur les réglages par défaut globaux.

Ce que vous configurez :

• Informations sur l’expéditeur et SMTP (fournisseur de messagerie) : connectez votre fournisseur de messagerie pour que les mises à jour soient envoyées depuis votre propre adresse et non celle de Synup.
• Destinataires : une ou plusieurs adresses e-mail par client.
• Fréquence : hebdomadaire, mensuelle ou les deux simultanément.
• Ton : professionnel, amical, décontracté ou formel. Vous pouvez également ajouter des consignes personnalisées (« Moins de 300 mots », « Ne jamais utiliser de points d’exclamation ») qui primeront sur le menu déroulant.
• Sections : activez/désactivez et réorganisez par glisser-déposer : Reviews & Ratings (Avis & notes), Keyword Rankings (Positions des mots-clés), Profile Visibility (Visibilité du profil), Customer Actions (Actions des clients), Listing Accuracy (Exactitude des fiches locales), Content & Posts (Contenu & publications), Review Campaigns (Campagnes d’avis).
• Options : « Only when something changes » annule l’envoi si les données n’ont pas évolué ; « Include links to dashboard » ajoute des boutons cliquables (ex. « Répondre aux avis ») redirigeant directement les clients vers leur portail Synup.

Comment l’IA rédige chaque e-mail : Synup suit un processus en deux étapes : il analyse d’abord les évolutions et élabore un plan de rédaction, puis rédige l’e-mail à partir de ce plan. Il évite de répéter les mêmes arguments que dans l’e-mail précédent, adapte sa formulation lorsque les données restent stables sur plusieurs périodes, et applique des styles en ligne pour un rendu impeccable sur Gmail, Outlook, Apple Mail et d’autres messageries.

Chaque e-mail suit une structure claire et cohérente : salutations, réussites (les 3 à 5 meilleures progressions, chiffres à l’appui), points de vigilance (baisses constatées avec pistes d’action), prochaines étapes et votre signature personnalisée. Les indicateurs sont associés à un code couleur : vert pour les améliorations, rouge pour les baisses et orange pour les éléments à surveiller.

Aucune préparation de données n’est requise. Le système extrait automatiquement les performances de chaque établissement depuis Synup lors de chaque envoi.

Pour savoir quels indicateurs intégrer dans ces rapports, consultez notre guide sur les métriques clients que chaque agence devrait suivre. Pour appréhender le reporting dans sa globalité, le reporting client pour les agences vous donnera une vision complète.

4. Créer des séquences d'e-mails avec JoyAssist

Les séquences d’e-mails vous permettent d’automatiser l’envoi de séries d’e-mails de prospection ou de nurturing selon un calendrier précis. JoyAssist, l’outil de rédaction IA intégré de Synup, génère les contenus pour vous éviter de repartir de zéro à chaque message.

Remarque : les séquences d’e-mails sont principalement conçues pour la prospection et le nurturing dans votre pipeline de vente, et non pour la communication client post-onboarding. Gardez cette distinction à l’esprit pour intégrer au mieux ces séquences dans vos flux de travail.

Comment créer une séquence :

1. Allez dans Sequences > Email Sequences dans le menu de gauche.

1. Cliquez sur Create New Sequence.

1. Cliquez sur Add Step pour ajouter le premier e-mail. Cela ouvre l’éditeur d’e-mails, où vous pouvez ajuster les polices, l’alignement et insérer des liens ou des images.

1. Ajoutez des champs de fusion en saisissant [ ou en cliquant sur Available Merge Fields. Ils récupèrent automatiquement les valeurs dynamiques à partir des informations de vos leads.

1. Pour utiliser JoyAssist, cliquez sur le bouton JoyAssist, saisissez un court prompt (ex. « Rédige un e-mail de relance pour un prospect qui n’a pas répondu à mon premier message »), choisissez le ton et la langue, et JoyAssist générera un brouillon complet. Relisez, modifiez si besoin, puis intégrez-le à l’étape.

1. Ajoutez d’autres étapes et définissez le délai entre chacune d’elles (ex. E-mail 1 au jour 1, E-mail 2 au jour 3).

1. Cliquez sur Next, configurez la date de début de la cadence ainsi que les jours d’envoi. Vous pouvez limiter les envois aux jours ouvrés.

1. Cliquez sur Save & Enroll Leads pour ajouter des prospects issus de votre pipeline de vente, puis sur Launch.

Un avantage appréciable : les leads sont automatiquement désinscrits d’une séquence active dès qu’ils répondent à l’un de ses e-mails, évitant ainsi toute relance inopportune une fois la conversation engagée.

Exemples courants de séquences créées par les agences :

• Relance de prospects : prise de contact multicanale pour les leads sans réponse.
• Présentation d’une nouvelle offre : sensibilisation d’un prospect à une prestation précise.
• Préparation au renouvellement : séquence débutant 60 jours avant l’échéance du contrat.

Pour résumer

Rappels de facturation, e-mails de performance automatisés, partage de documents et séquences d’e-mails couvrent ensemble l’essentiel des communications de routine qui accaparent le temps de votre agence sans créer de réelle valeur ajoutée.

En automatisant ces tâches, vos account managers peuvent concentrer leur énergie sur ce qui requiert une vraie valeur ajoutée humaine : échanges stratégiques, gestion des imprévus et fidélisation lors des renouvellements de contrat.

À lire aussi : Centralisez les processus de votre agence : arrêtez de payer plus de 10 abonnements d’outils

FAQ

1. Comment les agences marketing peuvent-elles automatiser efficacement leur communication client ?

Les agences marketing automatisent leur communication client grâce à des outils comme Synup pour gérer les factures, les mises à jour de performance et le partage de documents. L’automatisation réduit les tâches manuelles, garantit la cohérence des messages et exploite les données clients pour délivrer des communications personnalisées tout en économisant un temps précieux chaque semaine.

1. Comment les agences peuvent-elles automatiser leurs e-mails clients ?

Les agences peuvent gagner du temps sur les e-mails clients répétitifs en automatisant les rappels, les points d’étape et les relances via des plateformes comme Synup. Les workflows programmés et les messages rédigés par l’IA suppriment le travail de rédaction manuelle tout en assurant une communication régulière et réactive sur l’ensemble de leurs comptes clients.