Für Agenturen, die mehr als 20 Kunden betreuen, ist Routinekommunikation ein echter Zeitfresser. Zahlungserinnerungen, Onboarding-E-Mails, Dokumentenversand, Performance-Updates: Nichts davon erfordert strategisches Denken, aber alles kostet Zeit. Im größeren Umfang summiert sich das wöchentlich auf Stunden, die besser in Strategie oder Neugeschäft investiert wären.

Synup OS automatisiert diese Workflows komplett. Hier erfahren Sie, wie vier zentrale Kommunikations-Workflows funktionieren und wie Sie sie einrichten.

Zahlungserinnerungen manuell nachzujagen, gehört im Agenturalltag zu den unnötigsten Zeitfressern. Das Erinnerungssystem von Synup übernimmt den gesamten Follow-up-Zyklus automatisch.

Zur Einrichtung: Gehen Sie auf Settings > Invoices > Reminder Settings. Konfigurieren Sie dort drei Punkte:

• First Reminder: Wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum wird die erste Erinnerung verschickt?
• Recurring Reminder: Ob und in welchen Abständen Erinnerungen nach dem Fälligkeitsdatum wiederholt werden.
• Reminder Time: Der genaue Versandzeitpunkt der Erinnerungen, basierend auf der Zeitzone Ihres Accounts.

Erinnerungen bei Zahlungsverzug werden bis zu 30 Tage nach Fälligkeit automatisch weiter versendet.

Merge-Felder sorgen dafür, dass automatisierte Erinnerungen persönlich wirken statt generisch. Gehen Sie in Ihrer Rechnungsvorlage auf Settings > Invoices > Formatting und fügen Sie dynamische Felder aus der rechten Leiste ein.

Häufig genutzte Felder sind [Receiver.Name], [Receiver.Company] und [Receiver.Email] für Kundendaten sowie [Sender.Company] und [Sender.Address] für die Daten Ihrer Agentur. Diese Angaben werden automatisch aus den Account-Daten des Kunden übernommen.

Das Ergebnis: Keine manuell verfassten Zahlungs-E-Mails mehr, kein Tracking offener Rechnungen und ein konsistenter, professioneller Standard über alle Accounts hinweg.

Mehr erfahren: Smart Invoicing Tips for Agencies to Boost Cash Flow

2. Dokumentenfreigabe automatisieren

Synup OS wickelt Versand und Tracking von Dokumenten über eine zentrale Oberfläche ab.

So teilen Sie ein Dokument:

1. Gehen Sie im linken Menü auf Documents > All Documents.

1. Öffnen Sie ein bestehendes Dokument oder klicken Sie auf + New Document, um ein neues zu erstellen.
2. Sobald das Dokument fertig ist, klicken Sie oben rechts auf Send.

1. Es öffnet sich das Fenster „Send Document“. Passen Sie die E-Mail an den Empfänger an und klicken Sie auf Send.

Über den Dropdown-Pfeil neben Send stehen Ihnen zwei weitere Optionen zur Verfügung: Senden Sie sich vorab eine Test-E-Mail oder planen Sie den Versand für einen späteren Zeitpunkt – ideal, um Angebote oder Verlängerungsunterlagen genau im richtigen Moment zuzustellen.

Tracking nach dem Versand: Nach dem Absenden zeigt das rechte Bedienfeld einen Audit Trail – eine Zeitleiste mit Zeitstempeln, wann das Dokument versendet, geöffnet und vom Empfänger angesehen wurde. So wissen Sie stets über den Status jedes Dokuments Bescheid, ohne nachfragen zu müssen.

Typische Dokumente für diesen Workflow sind Angebote, Verträge, Onboarding-Pakete, Leistungsübersichten und Verlängerungsvereinbarungen. Wie Sie die zugrundeliegenden Kundendaten strukturiert und aktuell halten, erfahren Sie im Leitfaden zum Thema managing client data with Synup OS.

3. Automatisierte Performance-Update-E-Mails

Statt Update-E-Mails für jeden Kunden einzeln zu verfassen, übernimmt Synup die Erstellung und den Versand automatisch: KI-generiert, datenbasiert und genau nach Ihrem Zeitplan.

Wo Sie die Funktion finden: Unter Settings > Client Update Email für die globale Konfiguration oder auf der Detail Page des jeweiligen Kunden für kundenspezifische Anpassungen. Einstellungen auf Kundenebene überschreiben stets die globalen Standards.

Das können Sie konfigurieren:

• Absenderdetails und SMTP (E-Mail-Provider): Verbinden Sie Ihren E-Mail-Provider, damit Updates direkt von Ihrer Adresse statt von Synup verschickt werden.
• Empfänger: Eine oder mehrere E-Mail-Adressen pro Kunde.
• Frequenz: Wöchentlich, monatlich oder beides parallel.
• Tonalität: Professional, Friendly, Casual oder Formal. Sie können auch individuelle Anweisungen hinterlegen (z. B. „Unter 300 Wörtern bleiben“, „Keine Ausrufezeichen verwenden“), die das Dropdown überschreiben.
• Bereiche: Per Klick aktivieren/deaktivieren und per Drag-and-Drop sortieren: Bewertungen & Ratings, Keyword-Rankings, Profilsichtbarkeit, Kundenaktionen, Eintragsgenauigkeit, Content & Posts, Bewertungskampagnen.
• Optionen: „Only when something changes“ pausiert den Versand, wenn sich die Daten nicht verändert haben; „Include links to dashboard“ ergänzt anklickbare Buttons (z. B. „Auf Bewertungen antworten“), die Kunden direkt in ihr Synup-Portal führen.

So verfasst die KI die E-Mails: Synup nutzt ein zweistufiges Verfahren: Zuerst analysiert das System die Veränderungen und erstellt ein Schreibkonzept, anschließend wird die E-Mail auf dieser Basis verfasst. Wiederholungen von Punkten aus der vorherigen E-Mail werden vermieden, Formulierungen bei längeren Stagnationsphasen angepasst und alles mit Inline-Styles formatiert, die in Gmail, Outlook, Apple Mail und weiteren Clients einwandfrei dargestellt werden.

Jede E-Mail folgt einer klaren Struktur: Begrüßung, Erfolge (die wichtigsten 3–5 Zuwächse mit konkreten Zahlen), Problemfelder (Rückgänge inklusive Handlungsempfehlungen), nächste Schritte und Ihre individuelle Signatur. Die Kennzahlen sind farblich markiert: Grün für Verbesserungen, Rot für Rückgänge, Orange für beobachtenswerte Werte.

Eine manuelle Datenaufbereitung ist nicht nötig. Das System zieht die Standort-Performancedaten bei jedem Versand automatisch direkt aus Synup.

Welche Metriken in diesen Updates sinnvoll sind, zeigt unser Leitfaden zu den wichtigsten Kundenmetriken, die jede Agentur tracken sollte. Den vollständigen Reporting-Workflow finden Sie im Beitrag client reporting for agencies.

4. E-Mail-Sequenzen mit JoyAssist erstellen

Mit E-Mail-Sequenzen automatisieren Sie Outreach- oder Nurturing-Kampagnen an Interessenten nach einem festen Zeitplan. JoyAssist, das integrierte KI-Schreibtool von Synup, erstellt die Entwürfe, sodass Sie nicht bei jeder E-Mail bei null anfangen müssen.

Hinweis: E-Mail-Sequenzen sind primär für die Neukundenansprache und das Nurturing der Sales-Pipeline konzipiert, nicht für die Kundenkommunikation nach dem Onboarding. Beachten Sie diesen Unterschied bei der Workflow-Planung.

So erstellen Sie eine Sequenz:

1. Gehen Sie im linken Menü auf Sequences > Email Sequences.

1. Klicken Sie auf Create New Sequence.

1. Klicken Sie auf Add Step, um die erste E-Mail hinzuzufügen. Im E-Mail-Editor können Sie Schriftarten und Ausrichtung anpassen sowie Links oder Bilder einfügen.

1. Fügen Sie Merge-Felder hinzu, indem Sie [ eingeben oder auf Available Merge Fields klicken. Diese ziehen dynamische Werte direkt aus den Lead-Details.

1. Um JoyAssist zu nutzen, klicken Sie auf den Button JoyAssist, geben einen kurzen Prompt ein (z. B. „Schreibe eine Follow-up-E-Mail an einen Interessenten, der auf die erste Nachricht nicht geantwortet hat“), wählen Tonalität sowie Sprache aus – und JoyAssist erstellt einen kompletten Entwurf. Prüfen, bei Bedarf anpassen und zum Schritt hinzufügen.

1. Fügen Sie weitere Schritte hinzu und definieren Sie die Zeitabstände dazwischen (z. B. E-Mail 1 an Tag 1, E-Mail 2 an Tag 3).

1. Klicken Sie auf Next, legen Sie den Startzeitpunkt der Sequenz fest und wählen Sie die Versandtage aus. Sie können den Versand auf Werktage beschränken.

1. Klicken Sie auf Save & Enroll Leads, um Leads aus Ihrer Sales-Pipeline hinzuzufügen, und anschließend auf Launch.

Praktisches Detail: Leads werden automatisch aus einer laufenden Sequenz abgemeldet, sobald sie auf eine E-Mail daraus antworten. So vermeiden Sie unpassende Nachfassmails, wenn ein Gespräch bereits begonnen hat.

Häufige Sequenz-Typen von Agenturen:

• Interessenten-Follow-up: Mehrstufige Kontaktaufnahme für Leads, die noch nicht reagiert haben.
• Vorstellung neuer Leistungen: Interessenten gezielt über ein bestimmtes Angebot informieren.
• Vorbereitung auf Vertragsverlängerungen: Eine Sequenz, die 60 Tage vor Vertragsverlängerung startet.

Fazit

Zahlungserinnerungen, automatisierte Performance-Updates per E-Mail, das Teilen von Dokumenten und E-Mail-Sequenzen decken den Großteil der Routinekommunikation ab, die Agenturen heute wertvolle Kapazitäten raubt, ohne echten Mehrwert zu schaffen.

Läuft all das automatisiert, können sich Account Manager endlich auf das konzentrieren, was echtes Urteilsvermögen verlangt: strategische Gespräche, Eskalationen und die Kundenbindung vor Vertragsverlängerungen.

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FAQs

1. Wie automatisieren Marketing-Agenturen ihre Kundenkommunikation effizient?

Marketing-Agenturen automatisieren ihre Kundenkommunikation, indem sie Tools wie Synup für Rechnungen, Performance-Updates und den Dokumentenaustausch nutzen. Automatisierung reduziert manuellen Aufwand, sorgt für konsistente Botschaften und nutzt Kundendaten für eine personalisierte Ansprache – und spart so Woche für Woche wertvolle Zeit.

1. Wie können Agenturen E-Mails an Kunden automatisieren?

Agenturen sparen bei wiederkehrenden Kunden-E-Mails Zeit, indem sie Erinnerungen, Updates und Follow-ups über Plattformen wie Synup automatisieren. Geplante Workflows und KI-generierte Nachrichten machen manuelles Formulieren überflüssig und garantieren eine pünktliche, konsistente Kommunikation über alle Kunden-Accounts hinweg.