Comment les agences utilisent l'IA pour transformer leurs workflows
L’IA n’est plus un simple terrain d’expérimentation pour les agences. Elle s’impose progressivement comme la colonne vertébrale de leurs opérations, boostant leur efficacité tout en ouvrant de nouvelles opportunités de croissance.
Pour comprendre ce que cela donne concrètement, j’ai lancé cette série d’articles afin de plonger dans les coulisses des agences, d’observer leur utilisation réelle de l’IA, les défis rencontrés et les victoires remportées en cours de route.
Dans cette série, je donne la parole à :
À travers ces échanges, mon objectif est de vous offrir une vision claire de la manière dont l’IA transforme le fonctionnement des agences. Vous découvrirez comment elle peut devenir un véritable moteur de croissance, vous glanerez des conseils pratiques à appliquer dans votre propre agence, vous tirerez les leçons des obstacles rencontrés par d’autres et vous découvrirez des stratégies qui portent réellement leurs fruits.
⭐️P.S. – Vous souhaitez apporter votre témoignage ? J’aimerais beaucoup échanger avec d’autres dirigeants d’agences qui mènent une véritable transformation grâce à leurs workflows IA !
- Nous avons longuement interviewé la fondatrice de Marketri, Debra Andrews. Marketri est une agence de marketing B2B qui accompagne la croissance des entreprises. Elle agit soit comme une équipe marketing externalisée sur le long terme, soit en renfort sur des projets ciblés à fort impact. Sa mission : concevoir et déployer des stratégies marketing sur mesure qui génèrent des résultats concrets et mesurables.
**Comment Marketri utilise l'IA**
L’utilisation de l’IA la plus marquante chez Marketri concerne la création de contenu. Historiquement, l’agence faisait appel à des rédacteurs externes, ce qui entraînait des coûts plus élevés et des délais plus longs, sans compter le temps précieux passé par les responsables marketing à briefer et corriger. Mais au cours des six derniers mois, Marketri a remplacé les rédacteurs externes par Connie, sa solution interne de rédaction basée sur l’IA.
**L'avant et l'après**
Avant l’IA, Marketri avait formalisé des bonnes pratiques pour la rédaction assistée par IA, mais constatait une adoption inégale. L’équipe finissait souvent par refaire appel à des rédacteurs externes car, même si ces bonnes pratiques aidaient, elles n’allégeaient pas suffisamment la charge de travail des managers.
Tout a changé avec la création du Conseil IA de Marketri : un groupe chargé de définir les priorités en matière d’IA et d’expérimenter de nouvelles solutions.
Après avoir recruté un Senior Director of AI Innovation, l’agence a pu concevoir Connie en fixant des impératifs précis. Le contenu devait être original. L’IA devait n’être qu’un rédacteur, pas un expert métier. La tonalité et la voix devaient correspondre à chaque consultant ou client. Et le processus devait rester simple, pour produire des premiers jets solides pouvant être rapidement peaufinés.
Avec Connie, le workflow est simple. Les consultants sélectionnent le type de contenu, associent un profil client, précisent le sujet et soumettent leur demande. Le système effectue les recherches, génère un plan, rédige l’article, en fait la critique et enregistre le résultat dans le drive partagé de Marketri. Des notifications sont envoyées via Slack dès que le contenu est prêt pour relecture. Ce processus optimisé a éliminé la dépendance vis-à-vis des rédacteurs externes et considérablement réduit les délais d’exécution.
**Gains de temps et d'argent**
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Un contenu qui demandait auparavant quatre heures avec un rédacteur externe ne prend plus qu’environ une heure et demie avec Connie. Rien que sur les six premiers mois, Marketri prévoit entre 50 000 $ et 75 000 $ d’économies. Connie n’ayant pas encore été déployée directement sur les projets clients, Debra Andrews, la fondatrice, s’attend à ce que ces économies progressent encore avec l’élargissement de son adoption.
**Workflow IA**
Marketri est allée encore plus loin en créant un framework réutilisable de prompts et d’automatisations qui génère régulièrement des contenus de haute qualité. Ce système interne associe des prompts structurés, des modèles de contenu, de la génération augmentée de récupération (RAG) et de l’automatisation.
Voici comment cela fonctionne :
Étape 1 : Les consultants choisissent le type de contenu qu’ils souhaitent créer.
Étape 2 : Ils associent un profil client spécifique pour que le système puisse intégrer les spécificités de la marque, son ton et sa voix.
Étape 3 : Ils fournissent les détails du sujet et les consignes.
Étape 4 : L’automatisation traite les données d’entrée, mène des recherches actualisées, élabore et affine le plan, rédige le contenu et critique même le résultat.
Étape 5 : La version finale est enregistrée dans l’espace partagé de Marketri, et le consultant demandeur est notifié pour la relecture et les derniers ajustements.
Ce processus a permis à Marketri de garantir de manière évolutive que chaque contenu respecte la bonne voix, les standards de la marque et son originalité, tout en réduisant au minimum l’effort manuel.
**Les outils derrière le système**
La stack IA de Marketri combine des outils à la fois flexibles et accessibles :
- OpenAI et Perplexity pour la création de contenu et la recherche
- Pinecone pour le stockage des données RAG
- Google Drive pour l’archivage des livrables
- Slack pour les notifications
- n8n pour orchestrer l’automatisation
Ces outils ont été choisis pour leur simplicité d’intégration et leur capacité à évoluer vers de futurs cas d’usage.
**Des bénéfices inattendus**
L’un des résultats les plus marquants a été l’amélioration de la qualité d’écriture. L’IA prenant en charge le gros du travail de rédaction, les consultants consacrent désormais plus de temps à la réflexion stratégique derrière chaque contenu. Cela a également favorisé une participation plus large à la création de contenu d’opinion (thought leadership). Les membres de l’équipe qui hésitaient auparavant à écrire s’impliquent bien davantage, sachant que l’IA sera là pour les épauler lors de la rédaction.
**De nouvelles sources de revenus**
L’adoption de l’IA par Marketri n’optimise pas seulement ses workflows internes : elle façonne aussi de nouvelles offres clients. Cela a permis à l’agence d’ouvrir une source de revenus supplémentaire avec le lancement de son AI Accelerator, un programme de 90 jours conçu pour aider les entreprises de taille intermédiaire disposant d’équipes marketing internes à passer du stade de novice à celui d’utilisateur averti de l’IA. Ce programme répond à un défi récurrent constaté par Debra : la paralysie des entreprises face à l’adoption de l’IA. L’AI Accelerator a pour vocation de leur offrir une feuille de route structurée.
Ce qu’il faut retenir
L’un des aspects les plus pertinents du dispositif IA de Marketri réside dans sa gestion des contenus longs formats. L’agence ne délègue pas tout à l’IA. Elle part de ses propres idées, laisse l’IA se charger du gros du travail de recherche et de premier jet, puis termine par une révision humaine poussée. C’est simple, pragmatique et redoutablement efficace.
👉Voici à quoi ressemble le workflow
- Partir d’une idée ou d’un concept original.
- Utiliser l’IA pour faire des recherches sur le sujet et tester l’idée.
- En extraire les enseignements les plus pertinents et y apporter la perspective propre à Marketri.
- Passer le tout au crible de prompts calibrés sur un ton narratif pour générer un premier jet.
- Éditer et peaufiner jusqu’à ce que le contenu soit impeccable et prêt à publier.
De cette manière, le contenu reste original et stratégique tout en faisant gagner un temps précieux.
- Ensuite, j’ai échangé avec Leury Pichardo, Marketing Lead chez Digital Ceuticals, sur sa façon d’utiliser l’IA au quotidien dans ses workflows et de réinventer le mode opératoire de son équipe.
**Comment Digital Ceuticals utilise l'IA**
Leury Pichardo, le Marketing Lead, pilote la stratégie qui rend tout cela possible. Au cours des six derniers mois, l’agence a intégré l’IA dans son workflow de façon à démultiplier son efficacité et son volume de production.
**Avant et après l'IA**
Avant d’adopter ce workflow IA, la création des briefs de contenu était lente et manuelle. Les stratèges devaient ouvrir 15 onglets dans leur navigateur, comprendre pourquoi certains articles se positionnaient sur un mot-clé, et passer entre 30 minutes et 2 heures à copier des titres dans des outils comme Dynalist. Ils devaient deviner les thématiques communes et tenter de construire un plan cohérent. Les briefs finissaient par être hétérogènes, subjectifs et chronophages, en particulier pour les stratèges seniors.
Désormais, les 10 premières URL du classement sont injectées dans NotebookLM. L’IA agit comme un data analyst en créant un plan de contenu qui couvre tous les thèmes clés et répond aux questions identifiées dans ces articles. Cela prend environ 30 minutes par brief et produit une structure homogène et de haute qualité. Les stratèges la passent ensuite en revue en y intégrant des insights propres à la marque ou des données propriétaires, aboutissant à un plan final à la fois guidé par la data et personnalisé.
Les briefs finaux sont convertis en tâches dans Trello, avec l’ensemble des exigences, pièces jointes et échéances, intégrant ainsi harmonieusement le workflow IA dans le système de gestion de projet de l’agence.
Par exemple : Plan Dynalist
**Gains de temps, de coûts et d'efforts**
Avant l’IA, la production de 20 briefs de contenu par semaine nécessitait environ 40 heures de travail, soit l’équivalent de près de deux stratèges à plein temps dédiés uniquement à la recherche et au plan détaillé. Grâce au workflow assisté par l’IA, ce même volume ne prend plus qu’environ 10 heures par semaine. Cela représente une économie de 30 heures par semaine, libérant l’équipe pour des missions à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse concurrentielle et la planification stratégique. Le workflow démultiplie l’impact stratégique de l’équipe sans augmenter les effectifs.
**Les outils derrière le système**
Digital Ceuticals s’appuie sur une combinaison d’outils et de plateformes d’IA :
- NotebookLM – pour l’analyse de contenu et la génération de structures de référence.
- Google Gemini – pour réviser, affiner et apporter des améliorations stratégiques aux plans générés par l’IA.
NotebookLM a été choisi car il n’a aucun véritable équivalent pour l’analyse basée sur des sources, tandis que Gemini s’intègre parfaitement à l’écosystème Google déjà en place au sein de l’agence.
**Des bénéfices inattendus**
L’une des plus belles surprises de ce workflow concerne la formation et l’onboarding. Auparavant, les nouveaux stratèges SEO devaient observer des membres seniors de l’équipe pendant des mois, simplement pour acquérir cette intuition de ce qui fonctionne ou non.
Aujourd’hui, l’IA formalise les décisions des meilleurs stratèges de l’agence pour en faire un système reproductible et guidé par la donnée. Les nouvelles recrues sont opérationnelles en quelques semaines plutôt qu’en plusieurs mois. L’IA ne fait pas que faire évoluer la production à l’échelle : elle déploie aussi l’expertise.
**Reproduire le workflow**
Pour répliquer ce processus, tout dirigeant d’agence peut suivre quatre étapes clés :
1️⃣Identifiez le mot-clé cible et copiez les URL des 10 premières pages classées. Vous obtenez ainsi un aperçu précis de ce que Google valorise actuellement pour cette requête.
2️⃣Intégrez les URL dans NotebookLM et appliquez un prompt principal demandant à l’IA d’agir comme un data analyst. L’IA identifie l’intention de recherche, les thématiques clés et les questions essentielles, puis génère un plan logique basé uniquement sur les sources fournies.
3️⃣Collez le canevas de l’IA dans Google Gemini pour le faire réviser par un stratège humain. Celui-ci apporte les perspectives propres à la marque, des insights exclusifs et des ajustements narratifs pour garantir un brief final unique et stratégique.
4️⃣Convertissez le brief final en carte de tâche Trello, avec toutes les consignes, pièces jointes et dates limites, à assigner aux rédacteurs.
**Ce qu'il ne faut pas faire**
Les premières expérimentations avec l’IA consistaient à lui demander de rédiger des brouillons d’articles complets, mais les résultats étaient décevants. Le contenu était générique, sans âme et peu fiable sur les faits. Les relecteurs humains passaient plus de temps à corriger les ébauches qu’il ne leur en aurait fallu pour rédiger le texte eux-mêmes.
Le déclic est survenu lorsque l’équipe a basculé l’IA au tout début du processus, pour analyser les contenus les plus performants plutôt que pour en générer de zéro. L’IA détecte désormais les schémas et les structures, permettant aux rédacteurs de se concentrer sur la créativité, l’expertise et la stratégie. Ce pivot a transformé l’IA : de rédacteur junior raté, elle est devenue un redoutable stratège senior.
**Comment Webheads utilise l'IA**
Pour JM Littman, fondateur de Webheads, l’IA est passée du statut d’outil expérimental à celui de véritable moteur dans la réalisation des projets. Au cours des six derniers mois, l’agence a déployé l’IA sur trois piliers majeurs : la création de contenu, le prototypage UX et la gestion client. Ensemble, ces évolutions ont réduit les délais de livraison, rehaussé la qualité et fluidifié l’expérience client.
**Workflows de contenu et d'UX**
Le contenu a été l’un des premiers domaines où l’IA a fait une réelle différence. Sur WestgateHire.com, l’équipe devait concevoir plusieurs pages de services optimisées pour le SEO. Auparavant, la rédaction d’une seule page prenait deux à trois jours : recherche, structuration du texte et plusieurs allers-retours de relecture. Grâce à l’IA, le premier jet est prêt en une seule journée. Webheads applique une formule de prompt structurée autour de l’audience, de l’action et de l’intention SEO. Cela permet d’obtenir un contenu finalisé à environ 80 % dès la première ébauche, avec des espaces réservés pour les détails spécifiques comme les tarifs ou des informations exclusives sur les prestations. L’équipe révise et peaufine ensuite le texte pour en garantir l’exactitude et la tonalité de marque. La rapidité vient de l’IA, mais l’excellence découle de la patte humaine.
Sur Weareadaptive.com, le défi portait sur l’UX. La création des wireframes et des schémas de parcours demandait auparavant une semaine d’allers-retours avant d’être présentable aux clients. Aujourd’hui, l’IA permet à l’équipe de générer des wireframes exploitables en une journée. Cela a radicalement transformé la méthode de prototypage de Webheads. Au lieu de passer une semaine à esquisser des idées, l’équipe peut lancer les tests et les itérations quasi instantanément. Résultat : les clients perçoivent la valeur bien plus vite et les projets de design avancent sans temps mort.
**Réunions et opérations**
Les réunions constituent un autre levier où l’IA a permis des gains majeurs. Webheads a intégré Sembly, qui enregistre, transcrit et résume automatiquement chaque appel. Auparavant, les chefs de projet ou les collaborateurs devaient s’efforcer de prendre des notes à la volée. Certains détails importants passaient parfois à la trappe, et les passages de relais entre collègues manquaient parfois de fluidité.
Désormais, chaque réunion donne lieu à une transcription claire, une synthèse et un plan d’action. Ces éléments sont interrogeables et partagés avec l’équipe pour un alignement parfait. Le bénéfice va bien au-delà du simple confort : fini de pianoter fébrilement pendant les échanges. L’équipe reste pleinement concentrée sur la discussion, avec la certitude que chaque point sera relevé avec précision. En pratique, cela permet d’économiser environ une demi-heure par appel tout en évitant les oublis. Pour une agence gérant plusieurs projets de front, c’est une réduction massive du temps perdu et un vrai bond en avant sur la clarté.
**Optimisation des visuels**
Tous les clients n’arrivent pas avec des ressources graphiques impeccables. Sur WestgateHire.com, les photos de véhicules fournies manquaient d’homogénéité : certaines étaient en basse résolution, d’autres n’avaient pas d’arrière-plan professionnel, et l’ensemble ne semblait pas cohérent. Par le passé, résoudre ce problème aurait nécessité de faire appel à un photographe pour un nouveau shooting complet ou de passer des heures à nettoyer les photos sur Photoshop. Deux options coûteuses et chronophages.
À la place, Webheads s’est appuyé sur des outils d’IA pour améliorer la résolution, netteté et détourage. En quelques heures, l’agence a produit une bibliothèque complète de visuels cohérents et professionnels, en parfait accord avec le design du site. Cela a permis non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’accélérer la mise en ligne avec un rendu soigné et harmonieux sur l’ensemble du site web.
**Résultats et impact**
Les retombées sont concrètes à tous les niveaux. La production de contenu est désormais 60 à 70 % plus rapide, ce qui accélère la mise en ligne des sites web des clients. Le prototypage UX est passé de plusieurs semaines à quelques jours, permettant aux clients de faire leurs retours plus tôt et de s’impliquer davantage dans le processus de design. La gestion administrative des réunions a fondu, faisant gagner des heures chaque mois tout en renforçant la précision. Même une tâche aussi basique que l’optimisation des visuels clients ne demande plus qu’une fraction du temps passé autrefois.
Les clients ont perçu le changement. Sur Westgate, la rapidité de livraison des pages SEO a ouvert la voie à un accompagnement à long terme sur la stratégie de contenu. Sur Adaptive, la capacité à concevoir des prototypes rapides a donné aux clients la confiance nécessaire pour élargir le périmètre du projet. Pour Webheads, l’IA n’a pas seulement décuplé l’efficacité : elle a valorisé l’image de l’agence auprès de ses clients et créé de nouveaux leviers de croissance.
**Utiliser l'IA pour remporter de nouveaux contrats**
Au-delà de la livraison des projets, JM Littman utilise également l’IA de façon stratégique lors des appels d’offres. Il s’est notamment retrouvé face à un volumineux rapport de relations investisseurs comptant plusieurs centaines de pages. Au lieu de s’enliser dans un jargon financier touffu, JM a utilisé l’outil de podcast basé sur l’IA de Google pour synthétiser le rapport en points clés faciles à assimiler. Grâce à cette préparation, il a pu aborder le rendez-vous client en parfaite adéquation avec leurs priorités, en employant leur vocabulaire et en formulant ses idées sous un angle percutant. Ce type de préparation instaure immédiatement la confiance.
Webheads utilise désormais l’IA comme étape de contrôle systématique pour chaque proposition commerciale. Elle passe en revue les dossiers pour vérifier que l’agence répond précisément aux attentes du client et signale les zones d’ombre susceptibles de fragiliser le pitch. L’IA ne rédige pas la proposition, mais elle l’affine et la consolide. Ce supplément d’assurance a directement contribué à signer de nouveaux clients.
**Les leçons à retenir**
Le parcours n’a pas été sans faux pas. Au début, les essais consistant à confier la rédaction intégrale de contenus à l’IA donnaient souvent des textes peu naturels ou erronés. Aujourd’hui, la règle est claire : l’IA élabore la structure et abat le gros du travail, mais ce sont toujours des humains qui finalisent le livrable. De même pour les transcriptions de réunions, l’équipe a vite compris qu’il ne fallait pas faire une confiance aveugle à l’IA : si les comptes-rendus sont fiables la plupart du temps, les échanges stratégiques font toujours l’objet d’une rapide relecture humaine.
Pour JM Littman, la plus grande leçon est que l’IA offre un maximum de valeur lorsqu’elle prend en charge les tâches répétitives qui ralentissent les agences. Structuration de contenu, prototypage UX, suivi des réunions, retouche de visuels et analyse de données relèvent tous de ce périmètre. Les composantes créatives et stratégiques restent l’apanage de l’équipe, mais les tâches chronophages qui engorgeaient les projets sont désormais exécutées avec bien plus de rapidité et de régularité.
