Wie Agenturen mit KI ihre Workflows transformieren
KI ist für Agenturen längst kein reines Experimentierfeld mehr. Sie entwickelt sich zunehmend zum operativen Rückgrat, das Effizienz steigert und gleichzeitig neue Wachstumschancen schafft.
Um zu zeigen, wie das in der Praxis aussieht, habe ich diese Blogserie gestartet. Wir blicken hinter die Kulissen verschiedener Agenturen und beleuchten, wie sie KI konkret einsetzen, welchen Herausforderungen sie begegnen und welche Erfolge sie erzielen.
In dieser Serie spreche ich mit:
In diesen Gesprächen erfahren Sie aus erster Hand, wie KI die Arbeitsweise von Agenturen grundlegend verändert. Sie sehen, wie KI zum echten Wachstumstreiber wird, nehmen praxiserprobte Tipps für Ihre eigene Agentur mit, lernen aus den Hürden anderer und entdecken Strategien, die messbare Resultate liefern.
⭐️P.S. – Haben Sie Interesse mitzuwirken? Ich freue mich auf den Austausch mit weiteren Agenturinhabern, die mit ihren KI-Workflows echte Veränderungen bewirken!
- Wir haben ein ausführliches Interview mit Marketri-Gründerin Debra Andrews geführt. Marketri ist eine B2B-Marketing-Agentur, die Unternehmen beim Wachstum unterstützt – entweder als langfristig ausgelagertes Marketingteam oder projektbezogen bei strategischen Initiativen. Ihr Fokus liegt auf der Entwicklung und Umsetzung maßgeschneiderter Marketingstrategien, die messbare Ergebnisse erzielen.
**Wie Marketri KI nutzt**
Den größten Hebel bietet KI bei Marketri in der Content-Erstellung. Früher setzte die Agentur auf externe Texter – verbunden mit höheren Kosten, längeren Vorlaufzeiten und hohem Briefing- und Korrekturaufwand für die Marketing-Manager. In den letzten sechs Monaten hat Marketri externe Texter jedoch durch Connie, die hauseigene KI-Textlösung, ersetzt.
**Der Vorher-Nachher-Vergleich**
Vor der Einführung strukturierter KI-Prozesse gab es bei Marketri zwar Best Practices für KI-gestütztes Schreiben, die Nutzung blieb jedoch unbeständig. Das Team griff letztlich doch oft auf externe Texter zurück – denn die Richtlinien allein brachten den Managern noch nicht die nötige Entlastung.
Das änderte sich mit der Gründung des AI Council bei Marketri: einem internen Gremium, das KI-Prioritäten festlegt und neue Lösungen erprobt.
Nach der Einstellung eines Senior Director of AI Innovation entwickelte die Agentur Connie nach klaren, unverhandelbaren Kriterien: Die Inhalte müssen originär sein. Die KI dient rein als Texter, nicht als Fachexperte. Tonalität und Stil müssen exakt zum jeweiligen Berater oder Kunden passen. Und der Prozess musste so simpel sein, dass solide Rohentwürfe entstehen, die sich schnell finalisieren lassen.
Mit Connie ist der Workflow denkbar einfach: Die Berater wählen das Content-Format, verknüpfen ein Kundenprofil, geben Themandetails ein und senden die Anfrage ab. Das System recherchiert, erstellt eine Gliederung, formuliert den Text, unterzieht ihn einer kritischen Prüfung und speichert das Ergebnis auf dem gemeinsamen Laufwerk von Marketri. Sobald der Entwurf prüfbereit ist, erfolgt eine Benachrichtigung via Slack. Dieser schlanke Ablauf macht externe Texter überflüssig und verkürzt die Durchlaufzeiten erheblich.
**Zeit- und Kostenersparnis**
Die Zahlen sprechen für sich: Für einen Beitrag, der mit einem externen Texter zuvor vier Stunden in Anspruch nahm, braucht Connie jetzt nur noch rund eineinhalb Stunden. Allein in den ersten sechs Monaten rechnet Marketri mit Einsparungen zwischen $50,000 und $75,000. Da Connie bisher noch nicht direkt in Kundenprojekten eingesetzt wird, erwartet Gründerin Debra Andrews bei weiterer Skalierung noch deutlich höhere Einsparungen.
**Der KI-Workflow**
Marketri ist noch einen Schritt weiter gegangen und hat ein wiederholbares Prompt- und Automatisierungs-Framework aufgebaut, das kontinuierlich hochwertige Inhalte liefert. Das hauseigene System kombiniert Prompt Engineering, Content-Vorlagen, Retrieval Augmented Generation (RAG) und Automatisierung.
So funktioniert es:
Schritt 1: Berater wählen das gewünschte Content-Format aus.
Schritt 2: Sie hinterlegen das spezifische Kundenprofil, damit das System Markenrichtlinien und Tonalität berücksichtigen kann.
Schritt 3: Sie geben Details zum Thema und Briefing-Anweisungen ein.
Schritt 4: Die Automatisierung verarbeitet den Input, führt aktuelle Recherchen durch, erstellt und verfeinert die Gliederung, textet den Inhalt und überprüft das Ergebnis eigenständig.
Schritt 5: Die finale Version wird im gemeinsamen Speicher von Marketri abgelegt, und der zuständige Berater erhält eine Benachrichtigung für Feedback und Feinschliff.
Dieser Prozess ermöglicht es Marketri, bei minimalem manuellem Aufwand zu garantieren, dass jeder Inhalt den Markenstandards entspricht, den richtigen Ton trifft und absolut originär ist.
**Der Tech-Stack hinter dem System**
Marketri setzt auf eine flexible und kosteneffiziente Tool-Kombination:
- OpenAI und Perplexity für Content-Erstellung und Recherche
- Pinecone als RAG-Datenspeicher
- Google Drive zur Dateiablage
- Slack für Benachrichtigungen
- n8n für die Workflow-Automatisierung
Die Auswahl fiel auf diese Tools, da sie sich nahtlos integrieren lassen und künftige Anwendungsfälle flexibel skalieren können.
**Unerwartete Vorteile**
Eines der bemerkenswertesten Ergebnisse ist die gestiegene Textqualität. Da die KI die Fleißarbeit beim Formulieren übernimmt, bleibt den Beratern mehr Zeit für die strategische Ausrichtung der Inhalte. Gleichzeitig stieg die Bereitschaft, Thought-Leadership-Beiträge zu verfassen: Teammitglieder, die sich beim Schreiben früher zurückhaltend zeigten, bringen sich jetzt aktiv ein – mit dem Wissen, dass ihnen die KI bei der Roherstellung den Rücken freihält.
**Neue Umsatzquellen**
Der Einsatz von KI optimiert bei Marketri nicht nur interne Abläufe, sondern schafft auch neue Angebote für Kunden. Die Agentur erschließt sich so eine zusätzliche Einnahmequelle: den „AI Accelerator“, ein 90-Tage-Programm, das mittelständische Unternehmen mit internen Marketingteams vom KI-Einsteiger zum versierten Anwender führt. Dieses Angebot setzt genau dort an, wo Debra Andrews oft Hürden sieht: Unternehmen, die bei der KI-Einführung von Unsicherheit gelähmt sind. Der AI Accelerator bietet ihnen einen klar strukturierten Weg in die Praxis.
Fazit
Besonders spannend am KI-Setup von Marketri ist der Umgang mit Longform-Content: Sie überlassen nicht einfach alles der KI. Stattdessen starten sie mit eigenen Ideen, überlassen der KI Recherche und Rohentwurf und setzen am Ende auf ein gründliches menschliches Lektorat. Einfach, pragmatisch und zuverlässig.
- Mit einer originären Idee oder einem Konzept starten.
- KI für die Themenrecherche und Plausibilitätsprüfung einsetzen.
- Die relevantesten Insights herausfiltern und durch die eigene Agenturperspektive ergänzen.
- Über standardisierte Prompts mit Storytelling-Fokus einen ersten Entwurf generieren.
- Überarbeiten und verfeinern, bis der Content publikationsreif ist.
So bleiben die Inhalte fundiert und strategisch relevant – bei enormer Zeitersparnis.
- Als Nächstes habe ich mit Leury Pichardo gesprochen, Marketing Lead bei Digital Ceuticals. Er berichtet, wie er KI im Tagesgeschäft einsetzt und die Zusammenarbeit in seinem Team neu aufstellt.
**Wie Digital Ceuticals KI nutzt**
Als Marketing Lead steuert Leury Pichardo die Strategie dahinter. In den vergangenen sechs Monaten hat die Agentur KI so tief in ihre Workflows eingebunden, dass Effizienz und Output sprunghaft gestiegen sind.
**Vor und nach dem KI-Einsatz**
Vor der Umstellung war die Erstellung von Content-Briefings ein mühsamer, manueller Prozess: Strategen öffneten teils 15 Browser-Tabs gleichzeitig, analysierten Ranking-Faktoren für ein Keyword und verbrachten 30 Minuten bis 2 Stunden damit, Überschriften in Tools wie Dynalist zu kopieren. Gemeinsame Themen wurden eher nach Bauchgefühl abgeleitet, um eine stimmige Gliederung zu bauen. Das Ergebnis: inkonsistente, subjektive Briefings, die insbesondere Senior-Strategen wertvolle Zeit kosteten.
Heute werden die Top-10-Ranking-URLs direkt in NotebookLM eingespeist. Die KI fungiert wie ein Datenanalyst: Sie erstellt eine Content-Gliederung, die alle Kernaspekte abdeckt und die in den Quellen beantworteten Fragen aufgreift. Das dauert etwa 30 Minuten pro Briefing und liefert eine durchgängig hochwertige Grundlage. Die Strategen prüfen den Entwurf anschließend und reichern ihn mit individuellen Marken-Insights oder eigenen Daten an – so entsteht ein gleichermaßen datengestützter wie maßgeschneiderter Redaktionsplan.
Die fertigen Briefings werden als Trello-Tasks mit allen Anforderungen, Anhängen und Deadlines angelegt, wodurch sich der KI-Workflow nahtlos in das Projektmanagement der Agentur einfügt.
Beispiel: Dynalist-Gliederung
**Ersparnis bei Zeit, Kosten und Aufwand**
Vor dem Einsatz von KI erforderte die Erstellung von 20 Content-Briefings pro Woche rund 40 Arbeitsstunden – das entspricht fast zwei Vollzeit-Strategen, die sich ausschließlich mit Recherche und Gliederung beschäftigten. Mit dem KI-gestützten Workflow benötigt der gleiche Output jetzt nur noch etwa 10 Stunden pro Woche. Das bedeutet eine Ersparnis von 30 Stunden pro Woche und verschafft dem Team Freiraum für wertschöpfendere Aufgaben wie Wettbewerbsanalysen und strategische Planung. Der Workflow steigert den strategischen Output des Teams, ohne dass zusätzliches Personal nötig ist.
**Die Tools hinter dem System**
Digital Ceuticals setzt auf eine Kombination aus KI-Tools und Plattformen:
- NotebookLM – für Inhaltsanalysen und die Erstellung von Blueprints.
- Google Gemini – zur Prüfung, Verfeinerung und strategischen Ergänzung KI-generierter Inhaltsgliederungen.
NotebookLM wurde gewählt, weil es für quellbasierte Analysen kaum echte Alternativen gibt, während sich Gemini nahtlos in das bestehende Google-Ökosystem der Agentur einfügt.
**Unerwartete Vorteile**
Eine der größten Überraschungen dieses Workflows war der Mehrwert für Training und Onboarding. Früher mussten neue SEO-Strategen monatelang erfahrenen Teammitgliedern über die Schulter schauen, um ein Gespür dafür zu entwickeln, was funktioniert.
Heute erfasst die KI die Entscheidungsprozesse der besten Strategen der Agentur und verwandelt sie in ein wiederholbares, datengestütztes System. Neue Mitarbeiter sind in Wochen statt in Monaten eingearbeitet. Die KI skaliert somit nicht nur den Output, sondern auch die Expertise.
**Den Workflow replizieren**
Um diesen Prozess nachzubilden, sollten Agenturinhaber vier zentrale Schritte befolgen:
1️⃣Fokus-Keyword identifizieren und die URLs der Top-10-Suchergebnisse kopieren. Das liefert ein klares Bild davon, was Google für diese Suchanfrage aktuell belohnt.
2️⃣URLs in NotebookLM einspeisen und einen Master-Prompt nutzen, der die KI anweist, als Datenanalyst zu agieren. Die KI ermittelt Suchintention, Kernthemen sowie zentrale Fragen und erstellt eine logische Gliederung – ausschließlich basierend auf den bereitgestellten Quellen.
3️⃣KI-Blueprint in Google Gemini einfügen, damit menschliche Strategen ihn prüfen können. Der Stratege ergänzt markenspezifische Perspektiven, eigene Insights und Feinjustierungen an der Tonalität, um sicherzustellen, dass das finale Briefing einzigartig und strategisch fundiert ist.
4️⃣Finales Briefing in eine Trello-Aufgabenkarte umwandeln, inklusive aller Anweisungen, Anhänge und Fristen, um es an Texter zu übergeben.
**Was Sie vermeiden sollten**
Erste KI-Experimente bestanden darin, vollständige Artikelentwürfe generieren zu lassen – doch die Ergebnisse waren mangelhaft. Die Inhalte wirkten generisch, seelenlos und waren inhaltlich unzuverlässig. Menschliche Lektoren verbrachten mehr Zeit mit Korrekturen, als das eigentliche Schreiben gedauert hätte.
Der Durchbruch gelang, als das Team die KI an den Anfang des Prozesses verlagerte: Sie wurde genutzt, um Top-Performing-Content zu analysieren, statt neue Texte zu verfassen. Die KI erkennt nun Muster und Strukturen, sodass sich menschliche Autoren voll auf Kreativität, Fachwissen und Strategie konzentrieren können. Diese Neuausrichtung verwandelte die KI von einem mittelmäßigen Junior-Texter in einen schlagkräftigen Senior-Strategen.
**Wie Webheads KI einsetzt**
Für JM Littman, Gründer von Webheads, hat sich KI von einem experimentellen Tool zu einem echten Treiber der Projektabwicklung entwickelt. In den letzten sechs Monaten setzte die Agentur KI in drei Kernbereichen ein: Content-Erstellung, UX-Prototyping und Kundenbetreuung. Zusammen haben diese Anpassungen die Durchlaufzeiten verkürzt, die Qualität gesteigert und das Kundenerlebnis deutlich verbessert.
**Content- und UX-Workflows**
Content war einer der ersten Bereiche, in denen KI einen spürbaren Unterschied machte. Für WestgateHire.com benötigte das Team mehrere SEO-optimierte Leistungsseiten. Früher dauerte das Schreiben einer solchen Seite zwei bis drei Tage – inklusive Recherche, Strukturierung und mehrerer Korrekturschleifen. Mit KI steht der erste Entwurf an einem einzigen Tag. Webheads nutzt eine strukturierte Prompt-Formel, die auf Zielgruppe, Handlung und SEO-Intention ausgerichtet ist. So entsteht bereits im ersten Entwurf ein zu rund 80 Prozent fertiger Text mit Platzhaltern für spezifische Details wie Preise oder besondere Service-Informationen. Das Team prüft und verfeinert den Text anschließend, um Richtigkeit und die passende Brand Voice zu sichern. Das Tempo liefert die KI, den Feinschliff der Mensch.
Bei Weareadaptive.com lag die Herausforderung im Bereich UX. Für Wireframes und Flow-Skizzen war früher eine Woche Abstimmung nötig, bevor Kunden überhaupt erstes Feedback geben konnten. Heute generiert das Team mithilfe von KI innerhalb eines Tages nutzbare Wireframes. Das hat den Prototyping-Ansatz von Webheads grundlegend verändert. Statt eine Woche mit Skizzen zu verbringen, kann das Team praktisch sofort testen und iterieren. Kunden sehen schneller greifbare Ergebnisse, und Designprojekte kommen ohne lange Verzögerungen voran.
**Meetings und Operations**
Auch bei Meetings sorgt KI für deutliche Effizienzgewinne. Webheads hat Sembly integriert – ein Tool, das jeden Call automatisch aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst. Zuvor mussten Projektmanager oder Teammitglieder hastig Notizen machen. Wichtige Details gingen mitunter verloren, und Übergaben im Team liefen nicht immer reibungslos.
Heute endet jedes Meeting mit einem übersichtlichen Transkript, einer Zusammenfassung und einer To-do-Liste. Diese sind durchsuchbar und lassen sich im Team teilen, damit alle auf demselben Stand bleiben. Der Vorteil geht weit über reinen Komfort hinaus: In Calls muss niemand mehr hektisch mitschreiben. Das Team kann sich voll auf das Gespräch konzentrieren, im sicheren Wissen, dass alle Details präzise erfasst werden. In der Praxis spart das rund eine halbe Stunde pro Call und stellt sicher, dass nichts untergeht. Für eine Agentur, die mehrere Projekte gleichzeitig steuert, bedeutet das massiv weniger Zeitverlust und deutlich mehr Klarheit.
**Visuelle Optimierungen**
Nicht jeder Kunde liefert perfekte Bildmaterialien. Bei WestgateHire.com waren die bereitgestellten Fahrzeugfotos uneinheitlich: Einige hatten eine niedrige Auflösung, anderen fehlte ein professioneller Hintergrund, und insgesamt wirkte das Bildmaterial nicht stimmig. Früher hätte man dafür einen Fotografen für ein komplettes Reshoot buchen oder Bilder stundenlang manuell in Photoshop aufbereiten müssen. Beides war zeitintensiv und teuer.
Stattdessen nutzte Webheads KI-Tools für Upscaling, Schärfung und Hintergrundbereinigung. Innerhalb weniger Stunden entstand eine komplette Bibliothek einheitlicher, professioneller Visuals, die exakt zum Design der Website passten. Das sparte nicht nur Kosten, sondern ermöglichte dem Kunden auch einen schnelleren Launch mit einem durchgängig professionellen Webauftritt.
**Ergebnisse und Wirkung**
Die Ergebnisse sind durchweg spürbar: Content-Workflows sind jetzt 60 bis 70 Prozent schneller, wodurch Kunden-Websites früher live gehen. UX-Prototyping wurde von Wochen auf Tage verkürzt – so können Kunden früher Feedback geben und fühlen sich stärker in den Designprozess eingebunden. Der organisatorische Aufwand rund um Meetings sank drastisch, was jeden Monat viele Stunden spart und gleichzeitig die Präzision erhöht. Selbst Routineaufgaben wie die Bildoptimierung dauern heute nur noch einen Bruchteil der früheren Zeit.
Auch Kunden bemerken den Unterschied: Bei Westgate öffnete die schnelle Umsetzung der SEO-Seiten die Tür für einen langfristigen Auftrag zur Content-Strategie. Bei Adaptive stärkten die schnellen Prototypen das Vertrauen des Kunden, den Projektumfang zu erweitern. Für Webheads hat KI nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Kundenwahrnehmung verbessert und neue Wachstumschancen eröffnet.
**Mit KI neue Aufträge gewinnen**
Neben dem Projektgeschäft nutzt JM Littman KI auch strategisch in Pitches. Ein Beispiel: ein Hunderte Seiten starker Investor-Relations-Bericht. Statt sich durch komplexe Finanzsprache zu kämpfen, nutzte JM das KI-Podcast-Tool von Google, um den Bericht zu verständlichen Insights zusammenzufassen. Dank dieser Vorbereitung ging er perfekt auf die Prioritäten des Kunden eingestellt in den Termin, sprach dessen Sprache und präsentierte Ideen, die genau ins Schwarze trafen. Eine solche Vorbereitung schafft sofortiges Vertrauen.
Webheads setzt KI mittlerweile als festen Kontrollschritt bei jedem Pitch ein. Sie prüft Angebote daraufhin, ob die Agentur exakt auf die Kundenanforderungen eingeht, und deckt Lücken auf, die den Pitch schwächen könnten. Die KI schreibt den Pitch nicht selbst, aber sie schärft und validiert ihn. Diese zusätzliche Sicherheit hat direkt dazu beigetragen, neue Kunden zu gewinnen.
**Lessons Learned**
Auf diesem Weg gab es durchaus Rückschläge. In ersten Experimenten sollte die KI noch komplette Inhalte verfassen – das Ergebnis waren oft unnatürliche oder inhaltlich falsche Texte. Heute ist der Ansatz klar: Die KI liefert die Struktur und übernimmt die Vorarbeit, der Feinschliff bleibt jedoch immer dem Menschen überlassen. Auch bei Meeting-Transkripten lernte das Team schnell, der KI nicht blind zu vertrauen. Meist sind die Transkripte zwar präzise, wichtige Calls werden aber nach wie vor kurz manuell überprüft.
Für JM Littman war die wichtigste Lektion: KI stiftet den größten Nutzen dort, wo sie repetitive Aufgaben übernimmt, die Agenturen ausbremsen. Content-Strukturierung, UX-Prototyping, Meeting-Admin, Asset-Bereinigung und Datenanalysen fallen genau in diese Kategorie. Die kreativen und strategischen Aspekte stammen weiterhin vom Team, doch die zeitraubende Routine, die früher Projekte blockierte, gelingt heute schneller und verlässlicher.
