13 modèles d'e-mails pour agence qui vont vous simplifier la vie

Vous dirigez une agence ou travaillez en marketing et passez un temps FOU à rédiger des e-mails pour caler des réunions, recueillir des retours ou relancer vos contacts ? Avez-vous déjà ressenti le besoin de modèles d’e-mails bien rédigés pour vous simplifier la vie en agence ? Si vous avez répondu « oui » à l’une de ces questions, cet article est fait pour vous.

Chez Synup, nous collaborons avec de nombreuses agences et nous avons une devise essentielle : zéro tâche manuelle. Notre objectif est de réduire au maximum le travail manuel des professionnels d’agence. Alors, quand nous voyons que vous passez une part importante de vos journées à simplement rédiger des e-mails, nous voulons vous faciliter la tâche.

Voici des modèles d’e-mails pour 13 situations que vous avez très certainement déjà rencontrées au sein de votre agence. Pour certains scénarios, nous avons rédigé jusqu’à trois variantes différentes selon votre destinataire (au cas où vous souhaiteriez varier un peu vos approches).

Nous avons également inclus des modèles de documents Word ou de feuilles de calcul que vous pouvez joindre à vos e-mails.

C’est parti.

1\. Modèle d'e-mail d'onboarding client pour agence marketing

C’est une situation très classique. Dès qu’une agence signe un nouveau client, l’usage veut qu’on lui envoie un e-mail d’onboarding : un message pour lui souhaiter la bienvenue, présenter l’équipe, aborder le planning et récupérer les identifiants/accès ainsi que la charte graphique, etc. ! Cet e-mail de bienvenue s’accompagne généralement d’une copie du cahier des charges (Statement of Work).

Remarque : si vous êtes l’account manager qui a conclu le contrat pour votre agence, vous pouvez passer la première ligne de ce modèle, puisque vous connaissez probablement déjà le client.

**Modèle n° 1 :**

Objet (variante 1) : Bienvenue à bord, [Entreprise du client] ! Quelques points pour démarrer

Objet (variante 2) : [Entreprise du client] X [Nom de mon agence] – Vous avez fait le bon choix.

Corps du message :

Bonjour [Prénom du client],

Je suis [Mon prénom], [Mon intitulé de poste] chez [Nom de mon agence]. Je profite de cet e-mail pour vous souhaiter la bienvenue à bord. Nous sommes ravis de vous compter parmi nous et avons hâte de démarrer notre collaboration !

Je serai votre point de contact principal chez [Nom de mon agence]. N’hésitez pas à me contacter à tout moment si vous avez la moindre question ou remarque.

Vous pouvez me joindre par :

• Téléphone : [Mon numéro de téléphone]
• E-mail : [Mon adresse e-mail]
• [Outil de messagerie, ex. : WhatsApp, Skype, etc.] : [Mon identifiant/numéro]

J’aimerais également vous présenter l’équipe qui vous accompagnera sur ce projet :

• @[Collaborateur 1 de l’agence] – [Pôle 1]
• @[Collaborateur 2 de l’agence] – [Pôle 2]
• @[Collaborateur 3 de l’agence] – [Pôle 3]
• @[Collaborateur 4 de l’agence] – [Pôle 4]

Pour lancer les festivités, j’aurais besoin des identifiants d’accès aux comptes [Site web 1], [Site web 2] et [Site web 3] de votre entreprise. Vous trouverez en pièce jointe un fichier Excel avec les champs à compléter afin que nous puissions déployer notre plan d’action au plus vite.

J’ai également joint une copie du cahier des charges (Statement of Work) de ce projet. N’hésitez pas à y jeter un œil et à m’appeler ou m’écrire pour toute question.

Dernier point : merci de me faire parvenir tous les éléments utiles que nous devons intégrer, comme votre charte graphique, vos guides de style, etc.

[Prénom du client], j’ai vraiment hâte que nous lancions ce projet ! J’attends avec impatience les éléments demandés ci-dessus pour entamer la configuration.

À votre réussite,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle n° 2 :**

Bonjour [Prénom du client] !

Je suis [Mon nom], votre interlocuteur stratégique chez [Nom de l’agence]. Nous sommes ravis de travailler avec vous !

En tant que contact principal, je suis là pour répondre à vos questions, faire le point sur l’avancement et veiller à ce que nous soyons parfaitement alignés sur vos objectifs. Vous pouvez me joindre à tout moment au [Mon numéro] ou à [Mon e-mail]

Voici maintenant l’équipe qui va vous accompagner :

• Directeur/trice de création : [Nom]

• Responsable éditorial / Contenu : [Nom]

• Expert SEO : [Nom]

• Spécialiste SEA / PPC : [Nom]

Nous avons simplement besoin de quelques informations pour mettre la machine en route (vos données sont en totale sécurité et soumises à des règles d’accès strictes) :

• Identifiants pour vos sites web et applications

• Accès à vos réseaux sociaux

• Charte graphique et guide de style

Vous trouverez en pièce jointe le détail de nos besoins + notre cahier des charges (Statement of Work). Prenez le temps de les consulter et répondez-moi si vous avez des questions !

Hâte d’entrer dans le vif du sujet avec vous, [Prénom du client] ! Place à l’action.

En route vers les sommets,

[Mon nom]

[Ma signature officielle]

C’est parti !

Bonus : Modèle Excel pour les identifiants de connexion

Bonus : Modèle de cahier des charges (Statement of Work)

2\. Modèle d'e-mail de prise de contact / networking professionnel

En tant que professionnel d’agence, vous êtes amené à participer à de nombreux événements de networking et à y échanger avec des prospects. Parfois, vous ne les avez pas encore rencontrés, mais vous savez que les services de votre agence leur seraient utiles. Cet e-mail sert de brève introduction pour présenter ce que fait votre entreprise, ou simplement pour entretenir la relation avec cette personne. C’est peut-être le premier d’une série d’échanges qui finira par convertir ce contact en client.

**Modèle n° 1 : Pour développer la relation**

Objet (variante 1) : Notre rencontre à [Nom de l’événement] !

Objet (variante 2) : [Votre nom] de [Nom de l’événement] : ravis d’échanger !

Corps du message :

Bonjour [Prénom du prospect],

C’est [Mon prénom] de [Nom de mon agence]. Nous nous sommes rencontrés lors de [Nom de l’événement] le [Date de l’événement].

C’était un réel plaisir d’échanger avec vous lors de l’événement. J’ai beaucoup apprécié votre vision sur [sujet précis abordé ensemble]. J’aimerais beaucoup reprendre contact pour en savoir plus sur vos projets actuels. 

Faites-moi signe si vous avez un moment pour prendre un café et discuter des tendances dans [secteur d’activité du client].

Je suis disponible ce [Jour de la semaine] après [Heure de la journée]. Vous pouvez réserver un créneau ici : [Lien vers calendrier]

Bien cordialement,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle n° 2 : Pour un lead potentiel susceptible d'être intéressé par vos services d'agence**

Objet (variante 1) : Notre rencontre à [Nom de l’événement] !

Objet (variante 2) : [Mon nom] de [Nom de l’événement] : un aperçu de ce que [Nom de mon agence] peut vous apporter

Corps du message :

Bonjour [Prénom du prospect],

Ici [Mon prénom], nous nous sommes croisés à [Nom de l’événement] le [Date] [Mois]. C’était un plaisir de faire votre connaissance et d’échanger sur [sujets abordés].

[Nom de mon agence] est spécialisée dans [Offre de service 1], [Offre de service 2] et [Offre de service 3] pour les entreprises comme la vôtre. 

J’aimerais beaucoup que nous échangions de vive voix sur les défis que vous rencontrez chez [Nom de l’entreprise cliente] en matière de [catégorie de service]. Nous pourrions vous être utiles !

Vous pouvez me joindre au [Mon numéro de téléphone] ou sur [Mon identifiant de messagerie]. Dites-moi si nous pouvons convenir d’un créneau la semaine prochaine, par exemple le [Lundi] après [Heure de la journée]

Bien à vous,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

3\. Modèle d'e-mail de prise de contact avec des influenceurs / ambassadeurs de marque :

Vous souhaitez contacter un influenceur pour le compte de votre client afin de lui proposer de représenter sa marque. Cet e-mail doit capter son attention, mais aussi aborder des points précis : ce que votre client propose en échange de ce partenariat, ou les attentes de l’influenceur en termes de rémunération.

**Modèle n° 1 : À un expert du secteur – rémunération/contrepartie à définir**

Objet (option 1) : Proposition de collaboration pour [Nom de l’entreprise cliente]

Objet (option 2) : Projet de collaboration avec [Nom de l’entreprise cliente] : pouvons-nous échanger ?

Corps du message :

Bonjour [Nom de l’influenceur],

Je suis [Votre rôle] chez [Nom de mon agence]. Je tenais avant tout à vous le dire : je suis un grand fan de votre travail, et en particulier de [action récente ou contenu repéré]. J’ai adoré ce que vous avez fait avec [élément spécifique apprécié].

Je vous contacte de la part de [Nom de mon client] pour une opportunité de collaboration. Notre client aimerait beaucoup vous compter parmi ses ambassadeurs pour sa campagne [Nom de la campagne/du projet].

[Nom de mon client] est une entreprise spécialisée dans [description du produit/service vendu]. Vous avez peut-être déjà vu passer son nom dans [Publication 1] ou [Publication 2].

Seriez-vous intéressé(e) pour [nature du partenariat] ?

J’aimerais également connaître vos conditions tarifaires pour ce type de sponsoring. Répondez simplement à cet e-mail si vous souhaitez en savoir plus ou convenir d’un court échange téléphonique.

Merci,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle n° 2 : À un influenceur sur les réseaux sociaux – budget/rémunération inclus**

Objet (option 1) : Nous aimerions collaborer avec vous !

Objet (option 2) : Souhaitez-vous représenter [Nom de l’entreprise cliente] ?

Corps du message :

Bonjour [Nom de l’influenceur],

Je vous écris de la part de notre client, [Nom de mon client]. Je vous contacte afin de discuter d’une opportunité de collaboration pour [nature du partenariat].

Notre client est une entreprise du secteur [type d’entreprise cliente], spécialisée dans [description du produit/service vendu].

J’aimerais également connaître vos attentes pour ce partenariat. Notre client serait ravi de vous proposer [produits du client d’une valeur de X $] ou un montant de Y $.

Faites-moi savoir si ce partenariat vous intéresse et si vous seriez disponible pour un court échange téléphonique.

Je suis joignable au [Numéro de téléphone] et par e-mail à [Adresse e-mail]

Bien à vous,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

4\. Modèle d'e-mail pour présenter un membre de l'équipe ou un partenaire à votre client

Si un nouveau collaborateur ou un nouveau partenaire rejoint le projet sur lequel vous travaillez, utilisez ce modèle d’e-mail pour le présenter à votre client.

**Modèle n° 1 : Présenter un membre de l'équipe de l'agence**

Objet (option 1) : Présentation de [Nom du collaborateur]

Objet (option 2) : Nous vous présentons [Nom du collaborateur]

Corps du message :

Bonjour [Nom de l’interlocuteur client],

Découvrez le nouveau talent qui travaillera sur votre projet pour la campagne [Nom de la campagne].

[Nom du collaborateur] travaillera avec l’équipe [Nom du département] pour répondre à vos besoins en [Type de département]. Il/Elle a déjà collaboré sur plusieurs projets pour [entreprise 1], [entreprise 2] et [entreprise 3].

Vous trouverez en pièce jointe le portfolio de [Nom du collaborateur]. Il/Elle a hâte de collaborer avec vous sur les prochains projets.

Bien à vous,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle n° 2 : Présenter une entreprise partenaire**

Objet (option 1) : Nous intégrons un nouveau partenaire sur notre campagne

Objet (option 2) : Présentation de notre nouveau partenariat !

Corps du message :

Bonjour [Nom de l’interlocuteur client],

J’ai le plaisir de vous annoncer que nous allons collaborer avec [Nom du partenaire] pour tous les volets liés à [Spécialité de l’agence partenaire].

[Nom de l’agence partenaire] est une agence reconnue dans le domaine de [Spécialité de l’agence partenaire]. Elle nous accompagnera sur l’ensemble de vos projets de type [type de campagne].

N’hésitez pas si vous souhaitez en savoir plus sur leur expertise.

Bonne journée !

Cordialement,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

5\. Modèle d'e-mail pour décliner poliment une demande client

Pour diverses raisons, il vous arrive de ne pas pouvoir accepter de nouveaux projets. Cet e-mail vous permet d’expliquer poliment que vous ne pourrez pas collaborer ensemble pour le moment.

**Modèle n° 1 :**

Remarque : ces e-mails ne nécessitent généralement pas d’objet car il s’agit souvent de réponses. Utilisez la variante d’objet si votre message n’est pas une réponse à leur fil de discussion.

Objet (variante) : Concernant votre demande auprès de notre agence

Corps du message :

Bonjour [Nom de la personne qui vous a contacté],

Nous sommes ravis que vous ayez pensé à notre agence pour accompagner votre entreprise sur [Demande de service]. Toutefois, nous ne sommes pas en mesure d’accueillir de nouveaux clients actuellement : nos équipes sont pleinement mobilisées sur plusieurs projets d’envergure, ce qui ne nous laisse pas la bande passante nécessaire.

Nous regrettons de ne pas pouvoir vous accompagner dans votre développement aujourd’hui. J’espère que nous aurons l’occasion de collaborer à l’avenir.

En attendant, j’aimerais rester en contact pour mieux cerner votre secteur et vos enjeux actuels. 

Je reste joignable au [téléphone] et sur [profil LinkedIn/réseaux sociaux]

Cordialement,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle n° 2 :**

Remarque : ces e-mails ne nécessitent généralement pas d’objet car il s’agit avant tout de réponses. Utilisez la variante d’objet si votre message ne s’inscrit pas dans un fil existant)

Objet (variante) : Nous avons bien reçu votre demande concernant [sujet précis]. Merci de votre confiance !

Corps du message :

Bonjour [Nom de la personne qui vous a contacté],

Nous sommes très honorés que vous ayez choisi notre agence pour prendre en charge vos besoins en [Demande de service]. Cependant, j’ai le regret de vous informer que nous ne pourrons pas accepter ce projet pour le moment, en raison de contraintes de ressources et de disponibilité en interne.

Nous espérons avoir l’opportunité de travailler avec vous ultérieurement. Restons en contact !

Bien à vous,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

6\. Modèle d'e-mail de relance pour facture impayée

Il arrive fréquemment que des factures relatives aux prestations de votre agence restent en attente de paiement. Voici un e-mail pour leur rappeler poliment de régler la note.

**Modèle n° 1 : Avec date d'échéance définitive**

Objet (option 1) : Échéance de paiement dépassée

Objet (option 2) : Concernant votre facture

Corps du message :

Bonjour [Nom de l’interlocuteur client],

Votre facture du mois de [Mois de la facture] est arrivée à échéance. Nous vous invitons à procéder au règlement avant le [Nouvelle date d’échéance] pour continuer à bénéficier des services de notre agence.

Faites-moi savoir si vous rencontrez un problème lors du paiement ou si vous avez besoin d’une assistance technique.

Notre support dédié aux paiements est joignable à [email[

Merci !

Bien à vous,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle n° 2 : Avec mention d'un report d'échéance**

Objet (option 1) : Échéance de paiement dépassée

Objet (option 2) : Concernant votre facture

Corps du message :

Bonjour [Nom de l’interlocuteur client],

Ce message est une relance concernant la facture de [Nom de l’entreprise cliente] pour le mois de [Mois de la facture], arrivée à échéance depuis [Nombre de jours] jours. Notre équipe comptabilité m’informe que la date d’échéance a été reportée au [Nouvelle date d’échéance] pour vous faciliter la démarche.

Nous vous remercions d’effectuer le paiement avant le [Nouvelle date d’échéance] afin de renouveler les prestations de notre agence pour le mois de [Mois].

Je sais que des retards internes peuvent survenir. Je reste à votre disposition si vous rencontrez la moindre difficulté pour effectuer le règlement.

Bonne semaine à vous !

Merci pour votre confiance,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

7\. Modèle d'e-mail pour refuser poliment une demande ou un retour

Dire non à un client peut être particulièrement délicat. Croyez-nous, on sait ce que c’est. Les bonnes agences s’efforcent toujours de répondre au mieux aux besoins de leurs clients. Mais parfois, il faut savoir prendre du recul. Cet e-mail permet d’expliquer à vos clients que vous ne pourrez pas intégrer leurs retours/suggestions dans le projet en cours. 

**Modèle nº 1 :**

Objet : (Ces e-mails ne nécessitent pas d’objet car il s’agit généralement de réponses)

Corps du message :

Bonjour [Prénom du contact client],

J’ai bien pris connaissance des suggestions que vous nous avez transmises pour la campagne [Nom de la campagne] sur laquelle nous travaillons actuellement. Bonne nouvelle : [Suggestion nº 2] et [Suggestion nº 4] vont être prises en compte immédiatement et intégrées dans la prochaine version du projet.

En revanche, en raison de contraintes liées à [cause de la contrainte], nous ne serons pas en mesure d’intégrer [Suggestion nº 1] et [Suggestion nº 3] dans cette campagne.

Dites-moi ce que vous en pensez. Je serais ravi(e) de faire le point plus en détail lors de notre prochain point hebdomadaire ou par téléphone.

Dans l’attente de votre retour,

Merci,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

8\. Modèles d’e-mails de relance

Faire face à un silence radio après l’envoi d’un e-mail est une situation très courante. Dans ce genre de cas, envoyer une relance est souvent la meilleure solution. Ces modèles vous feront gagner un temps précieux lors de la rédaction des relances de votre agence.

**Modèle nº 1 : Relance générale**

Objet : Les e-mails de relance sont généralement envoyés dans le même fil que le ou les e-mails précédents. Il n’est pas nécessaire d’ajouter un nouvel objet.

Corps du message :

Bonjour [Prénom du destinataire],

Je me permets de revenir vers vous suite à mon précédent e-mail concernant [motif de l’e-mail précédent]. N’hésitez pas à me dire si vous avez besoin de plus de temps pour y réfléchir.

Répondez directement à cet e-mail si vous souhaitez des précisions.

Bien à vous,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle nº 2 : Relance suite à un e-mail de prospection**

Bonjour [Prénom du destinataire],

J’imagine que votre emploi du temps est bien chargé, mais je me permets de vous relancer concernant mon précédent e-mail afin de savoir [éléments précis demandés dans l’e-mail précédent].

J’aimerais beaucoup échanger avec vous sur la suite à donner à ce sujet.

Merci !

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle nº 3 : Pour les demandes urgentes**

Bonjour [Prénom du destinataire],

Je sais que votre temps est précieux, mais pourriez-vous jeter un œil à ma demande concernant [besoins partagés précédemment avec le client/partenaire] ?

Le calendrier est assez serré sur ce point, car nous devons avancer sur [nom du projet] d’ici [indiquer une date limite].

Faites-moi savoir si vous avez la moindre contrainte de votre côté.

Merci d’avance !

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

9\. Modèles d’e-mails de suivi de projet et de reporting

Lorsque vous travaillez sur des projets à long terme avec un client, un reporting régulier et une communication fluide sont essentiels pour préserver sa confiance envers votre agence. Ce modèle d’e-mail vous permettra de faire le point avec vos clients tout en garantissant une totale transparence sur l’avancement du projet. Les clients apprécient toujours une communication soignée et le fait d’être tenus informés (surtout lorsqu’il s’agit de savoir où passe leur budget).

**Modèle nº 1 : Pour une communication strictement formelle**

Objet : Point d’avancement sur le projet [Nom du projet] : [Mois] [Année]

Corps du message :

Bonjour [Prénom du destinataire],

J’espère que votre semaine commence bien ! Je souhaitais vous faire un point rapide sur l’avancement de [Nom du projet].

Au cours des [période], notre équipe a finalisé les tâches suivantes :

• [Tâche terminée 1]

• [Tâche terminée 2]

• [Tâche terminée 3]

Comme convenu dans le plan d’action, nous travaillons actuellement sur :

• [Tâche en cours 1] – Finalisation prévue le [date]

• [Tâche en cours 2] – Finalisation prévue le [date]

Les prochaines étapes du projet seront de :

• [Tâche à venir 1]

• [Tâche à venir 2]

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez des éclaircissements sur l’avancement du projet jusqu’ici. Je serai également ravi(e) d’aborder ces points en détail lors de nos réunions [hebdomadaires/mensuelles].

Au plaisir de poursuivre cette belle collaboration ! N’hésitez pas à me solliciter à tout moment.

Merci,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle nº 2 : Plus informel, pour des points réguliers**

Objet : Point d’étape sur [Nom du projet]

Corps du message :

Bonjour [Prénom du destinataire],

Je voulais simplement faire le point avec vous sur l’état d’avancement de [Nom du projet].

Au cours des [période], voici ce qui a été accompli :

• [Tâche 1] – Terminée le [date]

• [Tâche 2] – Terminée le [date]

• [Tâche 3] – En cours, achevée à environ 60 %

À venir prochainement :

• Finalisation de [Tâche 3] d’ici le [date]

• Lancement de [Tâche 4] – Début estimé le [date]

• Création de la présentation pour [Tâche 5]

Tout est [dans les temps/légèrement décalé] par rapport au calendrier convenu ensemble. N’hésitez pas si vous avez besoin de précisions ou d’informations complémentaires !

Le projet avance très bien et je suis ravi(e) de la progression actuelle. Je reste à votre entière disposition pour échanger sur vos retours ou questions.

Merci !

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

10\. Communication de crise

La vie d’agence, c’est un peu se réveiller chaque jour avec un incendie à éteindre. Quand on gère de multiples clients et projets, il est inévitable que certains imprévus surviennent. La façon dont vous gérez les crises en agence est déterminante pour la fidélisation des clients et pour votre croissance globale. Se retrouver au cœur de la tourmente peut être stressant, nous le savons bien. Voici donc quelques modèles d’e-mails pour vous sortir de situations délicates tout en préservant la satisfaction de vos clients.

**Modèle nº 1 : Quand la crise résulte d'une erreur de votre côté**

Objet : Point sur la situation : [problème]

Corps du message :

Bonjour [Prénom du destinataire],

Je me permets de vous contacter au sujet de [expliquer la crise, ex. interruption de service du site web]. Tout d’abord, je vous présente mes plus sincères excuses pour cette situation : nous aurions dû l’anticiper et nous n’avons pas été à la hauteur. J’assume l’entière responsabilité de ce qui s’est produit.

Voici les mesures immédiates que nous mettons en place pour y remédier :

• [Mesure corrective immédiate]

• [Analyse et mesures de prévention]

Sachez que toute notre équipe est pleinement mobilisée pour corriger le tir et faire le nécessaire pour vous accompagner face à ces difficultés. Je reste joignable au [téléphone] et à [e-mail] si vous avez le moindre besoin.

Encore une fois, je regrette sincèrement que notre erreur ait pu impacter votre activité. Nous tirerons les enseignements de cette expérience et mettrons en place les garde-fous nécessaires pour que cela ne se reproduise plus. Dites-moi s’il y a quoi que ce soit d’autre que je puisse faire. Je vous remercie pour votre patience et votre compréhension pendant que nous réglons ce problème.

Merci,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle nº 2 : Quand la crise résulte d'une erreur du côté client**

Objet : Aller de l’avant ensemble : Plan d’action pour [Problème]

Corps du message :

Bonjour [Prénom du destinataire],

Je souhaitais revenir vers vous suite aux difficultés survenues la semaine dernière concernant [expliquer la situation]. J’imagine que vous êtes tout aussi déçu(e) que nous par cette situation. Cependant, je suis convaincu(e) qu’en faisant équipe, nous parviendrons à surmonter cet obstacle.

Voici ce que nous pouvons faire pour redresser la barre :

• [Solution 1, ex. : session de cadrage conjointe]

• [Solution 2, ex. : plan d’action sur mesure]

Votre collaboration nous est précieuse. Faites-moi savoir comment nous pouvons vous accompagner au mieux dans cette situation ou éviter que cela ne se reproduise à l’avenir.

Les imprévus font partie du parcours, mais je suis persuadé(e) que nous en sortirons grandis grâce à une communication ouverte et collaborative. N’hésitez pas à me contacter à tout moment pour voir comment bâtir notre succès commun.

Merci !

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

**Modèle nº 3 : Quand la crise est liée à un malentendu, sans faute particulière d'un côté ou de l'autre**

Objet : Clarification et communication concernant [Problème]

Corps du message :

Bonjour [Prénom du destinataire],

Il est clair que nos récents échanges concernant [situation] n’ont pas été à la hauteur. Cela a créé de nombreux malentendus et des complications quant à [détailler les problèmes rencontrés].

En tant que partenaire, nous sommes convaincus qu’une communication transparente et réactive est essentielle pour délivrer le meilleur travail possible, tout en vous offrant une visibilité et un contrôle total sur ce qui est fait. 

C’est pourquoi nous voulons remédier sans attendre aux manques de communication constatés au sein de nos équipes.

Pour régler le problème immédiat, voici ce que nous proposons :

• [Solution 1, ex. : rapport de clarification et de confirmation]

• [Solution 2, ex. : amélioration des canaux de communication]

• [Solution 3, ex. : support dédié]

Pour la suite, je vous suggère de mettre en place des points [hebdomadaires/mensuels/quotidiens] afin de rester parfaitement alignés. N’hésitez pas non plus à me contacter directement à tout moment au [téléphone] ou par e-mail à [email].

Votre collaboration nous est précieuse, et votre confiance compte énormément pour toute notre équipe. Merci pour votre patience pendant que nous réglons la situation : je m’engage personnellement à consolider notre relation.

Merci d’avance !

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

11\. Lancement d'un nouveau service/produit ou mise à jour de fonctionnalité

Lorsque vous développez de nouveaux produits ou services, ou que vous lancez de nouvelles fonctionnalités, vous souhaitez faire la meilleure impression possible auprès de vos clients. Un bon e-mail de lancement peut facilement générer de nouveaux contrats ou des opportunités d’upsell et de cross-sell – le tout sans coût supplémentaire. Voici quelques modèles d’e-mails pour susciter l’intérêt de vos clients pour vos nouveautés.

**Template #1: New service/product launch**

Subject: Introducing [new service/product name]

Body:

Hey [Receiver First Name],

I’m thrilled to announce the launch of our brand new [service/product] – [name]!

What’s new? [Brief description of what it does/how it benefits them or what problem it solves].

Some key highlights that you’ll really love:

• [Feature 1]

• [Feature 2]

• [Feature 3]

As a valued client, we wanted to provide you with early access [name]. We think this could be a great fit to help [describe how it solves a problem/need for the client].

It also seamlessly integrates with our current offering for you – [description of how it integrates with current services]

Please let me know if you would like to schedule a consultation to discuss how [name] can potentially support your [goals].

CTA: Book a free consultation

Happy to provide any additional details. We look forward to exploring this new offering with you!

Best,

[My First Name]

[My Position/Role] at [My Agency Name]

**Template #2: New features added to existing products/services**

Subject: Exciting new features launched!

Body:

Hey [Receiver First Name],

I have some exciting updates I couldn’t wait to share! We’ve just launched new features to our [product/service] that will allow us to take your success to the next level.

Here’s what’s cooking at [Agency Name]:

• [Feature 1]

• [Feature 2]

• [Feature 3]

These powerful new capabilities will enable us to [describe specific benefits for the client].

Please let me know if you would like a demo of the new features or brainstorm how they may be useful for your specific goals and needs. I’m happy to schedule a call at your convenience.

CTA: Book a free consultation

[Agency Name] is committed to continuous innovation for you. Feel free to reach out with any questions.

Thanks!

[My First Name]

[My Position/Role] at [My Agency Name]

12\. E-mails de réengagement pour d'anciens clients

Savez-vous ce qui est plus rentable que de prospecter de nouveaux clients ? Réengager des clients avec qui vous avez déjà collaboré. Ces clients ont pu interrompre leur collaboration pour diverses raisons : budget, évolution des besoins, changement d’objectifs, etc. Mais un bon e-mail de réengagement vous donnera une réelle opportunité de renouer le contact. Voici quelques modèles d’e-mails pour vous lancer.

**Template #1:**

Subject: Checking in + some exciting new capabilities for you

Body:

Hi [Receiver First Name],

I’ve been overjoyed hearing the recent [list any noticeable recent achievement they’ve had]. It’s been a while since we last spoke, and I wanted to check in and say hello.

I understand that businesses evolve – goals shift, needs change, and the landscape we navigate transforms. That’s why we’ve been busy enhancing our services and tailoring new solutions that might just be the perfect fit for where you’re headed now.

You’ll be excited about some new capabilities we’ve added:

• [New service offering]

• [Enhanced expertise]

• [Innovative approach]

We’d love to reconnect and learn more about your current challenges in [list problems you solve for] and and what’s on the horizon for you.There may be ways we can collaborate to help propel your company to the next level.

I’d also love to introduce some great deals for you as a token of long-term partnership. Let me know if you can hop on a quick call.

CTA: Book a call

I look forward to catching up and exploring how we may be able to partner again.

Best,

[My First Name]

[My Position/Role] at [My Agency Name]

**Template #2:**

Subject: Work with [Agency Name] again – New services + offers

Body:

Hi [Receiver First Name],

Can you believe it’s been [X months/years] since we last collaborated together at [Agency Name]? Time flies!

I know circumstances and priorities change over time. But I’d love to get the chance to reconnect if you’re open.

We recently launched [new service relevant to former client] – I think it could be a great fit to help address your [client’s past challenge]. Would you be interested in learning more?

Whether it makes sense to partner again or not, I’d welcome the opportunity to catch up personally. Wanted to reach out and see how you’ve been!

Have a good week ahead,

[My First Name]

[My Position/Role] at [My Agency Name]

13\. Demande de recommandation ou de feedback

Votre mission ne s’arrête pas une fois le travail brillamment accompli. Vous devez aussi recueillir activement les retours de vos clients pour améliorer continuellement vos services et décrocher de nouvelles opportunités grâce aux recommandations. Ces modèles d’e-mails vous aideront à récolter des avis positifs et à développer votre clientèle grâce au bouche-à-oreille.

**Template #1: Asking for referrals**

Subject: Did you like working with us? A quick favor, please!

Body:

Hi [Receiver First Name],

I wanted to reach out with a request. We are currently looking to take on new clients, and I was hoping you’d be open to referring someone from your network!

Over the past [duration], we’ve demonstrated our ability to deliver tremendous value in [key accomplishment 1], [key accomplishment 2], and [key accomplishment 3].

If you know someone who could similarly benefit from [key services], I would greatly appreciate you passing along my info. We are specifically looking to explore new industries viz. [industry types] and business that are [business size/category]

Please feel free to share what our work together has meant for your business as well.

Oh and if it turns into a successful partnership, we have quite a few goodwill surprises planned for you!

As always, thank you for being such a fantastic client! Please don’t hesitate to reach out if you have any other questions.

Best,

[My First Name]

[My Position/Role] at [My Agency Name]

**Template #2: Asking for feedback**

Subject: How can we improve?

Body:

Hi [Receiver First Name],

As we near the end of our first [quarter/year] working together, I wanted to request your candid feedback on how we’ve been doing so far.

What aspects of our service have you been most satisfied with? Are there certain areas you felt were lacking or could be improved?

Your perspective will be invaluable in helping us continuously enhance and exceed your expectations moving forward. Please be as detailed (and as possible – I welcome any and all suggestions!

Let me know if you’d be willing to chat briefly via phone regarding your experience. My goal is to ensure we are always adding maximum value.

Thank you again for your continued partnership. Look forward to hearing your thoughts!

Excellente semaine à vous,

[Mon prénom]

[Mon poste/rôle] chez [Nom de mon agence]

Et voilà le travail !

Nous espérons que ces modèles d’e-mails vous feront gagner un temps précieux au sein de votre agence. Dans vos e-mails, privilégiez toujours un ton direct, percutant et, quand l’occasion s’y prête, convivial. Nous vous proposons encore bien d’autres ressources pour vous aider à développer votre agence et offrir le meilleur service à vos clients. Rendez-vous sur Synup !