13 E-Mail-Vorlagen für Agenturen, die Ihnen das Leben leichter machen

Sind Sie Agenturinhaber oder Marketer und verbringen Unmengen an Zeit damit, E-Mails zu schreiben, um Meetings zu vereinbaren, Feedback einzuholen oder Follow-ups zu versenden? Haben Sie sich schon einmal gut formulierte E-Mail-Vorlagen gewünscht, die Ihren Agenturalltag erleichtern? Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Bei Synup arbeiten wir mit vielen Agenturen zusammen und leben nach einem klaren Motto: Keine manuelle Arbeit. Unser Ziel ist es, manuellen Aufwand für Agenturprofis auf ein Minimum zu reduzieren. Wenn wir hören, dass Sie einen erheblichen Teil Ihrer Arbeitszeit nur mit dem Verfassen von E-Mails verbringen, möchten wir Ihnen das Leben ein Stück leichter machen.

Hier finden Sie E-Mail-Vorlagen für 13 typische Situationen, die Ihnen bei der Arbeit in Ihrer Agentur sicher schon begegnet sind. Für einige Szenarien haben wir bis zu drei verschiedene Varianten vorbereitet – abgestimmt auf die jeweiligen Empfänger (falls Sie für etwas Abwechslung sorgen möchten).

Außerdem haben wir Vorlagen für Word-Dokumente und Tabellen beigefügt, die Sie als E-Mail-Anhang nutzen können.

Los geht’s.

1\. E-Mail-Vorlage: Onboarding neuer Kunden für Marketing-Agenturen

Ein ganz klassischer Fall: Gewinnt eine Agentur einen neuen Kunden, gehört eine Onboarding-E-Mail zum Standard. Darin heißen Sie den Neukunden willkommen, stellen das Team vor, besprechen Zeitpläne und fordern Zugangsdaten sowie Styleguides an. Meist liegt dieser Willkommens-E-Mail auch direkt das Statement of Work bei.

Hinweis: Wenn Sie als Account Manager den Deal für Ihre Agentur selbst abgeschlossen haben, können Sie die erste Zeile dieser Vorlage einfach weglassen, da der Kunde Sie bereits kennt.

**Vorlage #1:**

Betreff-Alternative 1: Willkommen an Bord, [Unternehmen des Kunden]! Die ersten Schritte für unseren Start

Betreff-Alternative 2: [Unternehmen des Kunden] X [Name meiner Agentur] – Sie haben die richtige Wahl getroffen.

Text:

Hallo [Vorname des Kunden],

ich bin [Mein Vorname] und bei [Name meiner Agentur] für [Meine Position] zuständig. Ich möchte die Gelegenheit nutzen, Sie herzlich bei uns willkommen zu heißen. Wir freuen uns riesig auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Ich bin Ihr primärer Ansprechpartner bei [Name meiner Agentur]. Wenden Sie sich bei Fragen, Anliegen oder Feedback jederzeit gern an mich.

So erreichen Sie mich:

• Telefon: [Meine Telefonnummer]
• E-Mail-Adresse: [Meine E-Mail-Adresse]
• [Messenger, z. B. WhatsApp, Skype etc.]: [Meine Messenger-Nummer/ID]

Gern möchte ich Ihnen auch das Team vorstellen, das dieses Projekt gemeinsam mit Ihnen umsetzt:

• @[Agenturmitarbeiter 1] – [Abteilung 1]
• @[Agenturmitarbeiter 2] – [Abteilung 2]
• @[Agenturmitarbeiter 3] – [Abteilung 3]
• @[Agenturmitarbeiter 4] – [Abteilung 4]

Für einen schnellen Start benötigen wir die Zugangsdaten zu den Accounts Ihres Unternehmens bei [Website #1], [Website #2] und [Website #3]. Im Anhang finden Sie eine Excel-Tabelle mit den Feldern, die wir dafür benötigen, damit wir direkt loslegen können.

Zudem habe ich eine Kopie des Statement of Work für dieses Projekt beigefügt. Werfen Sie gern einen Blick darauf und melden Sie sich bei Fragen per E-Mail oder Telefon.

Eine Bitte noch: Senden Sie mir gerne alle spezifischen Unterlagen zu, die wir berücksichtigen sollten – wie Ihre Brand Guidelines, Styleguides etc.

[Vorname des Kunden], ich freue mich sehr darauf, unser Projekt zeitnah zu starten! Sobald mir die genannten Angaben vorliegen, beginne ich direkt mit dem Setup.

Ihr Partner für Ihren Erfolg,

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage #2:**

Hallo [Vorname des Kunden]!

ich bin [Mein Name], Ihr strategischer Partner bei [Name der Agentur]. Wir freuen uns riesig darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten!

Als Ihr zentraler Ansprechpartner bin ich da, um Fragen zu beantworten, Updates zu liefern und sicherzustellen, dass wir dieselben Ziele verfolgen. Sie erreichen mich jederzeit unter [Meine Telefonnummer] oder [Meine E-Mail-Adresse]

Und hier ist das Team an Ihrer Seite:

• Creative Director: [Name]

• Content Lead: [Name]

• SEO Guru: [Name]

• PPC Master: [Name]

Wir benötigen nur noch wenige Details von Ihnen, um durchzustarten (Ihre Daten sind bei uns bestens geschützt; wir arbeiten nach strengen Zugriffsrichtlinien):

• Zugangsdaten für Ihre Websites/Apps

• Zugriff auf Ihre Social-Media-Accounts

• Brand- und Styleguides

Im Anhang finden Sie eine Übersicht der benötigten Angaben sowie unser Statement of Work. Werfen Sie einen Blick darauf und melden Sie sich gern mit allen offenen Fragen!

Wir können es kaum erwarten, gemeinsam mit Ihnen durchzustarten, [Vorname des Kunden]! Lassen Sie uns loslegen.

Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit,

[Mein Name]

[Meine Signatur]

Packen wir es an!

Bonus: Vorlage für Excel-Tabelle mit Zugangsdaten

Bonus: Vorlage für ein Statement of Work

2\. E-Mail-Vorlage: Networking / Formelles Follow-up

Als Agenturprofi sind Sie regelmäßig auf Networking-Events unterwegs und knüpfen wertvolle Kontakte zu potenziellen Kunden. Vielleicht sind Sie jemandem auch noch nicht persönlich begegnet, wissen aber, dass die Services Ihrer Agentur genau das Richtige wären. Diese E-Mail dient als kurze Vorstellung und gibt einen ersten Einblick in Ihre Arbeit – oder sie hilft Ihnen schlicht dabei, den Kontakt zu vertiefen. Oft ist dies der Auftakt für weitere Gespräche, die Interessenten später zu Kunden machen.

**Vorlage #1: Beziehung aufbauen**

Betreff-Alternative 1: Unser Treffen auf dem [Name des Events]!

Betreff-Alternative 2: [Ihr Name] vom [Name des Events]: Lust auf einen kurzen Austausch!

Text:

Hallo [Vorname des Interessenten],

hier ist [Mein Vorname] von [Name meiner Agentur]. Wir haben uns am [Datum des Events] auf dem [Name des Events] getroffen.

Es war mir eine echte Freude, Sie dort kennenzulernen. Ihre Gedanken zu [konkretes Gesprächsthema] fand ich ausgesprochen spannend. Ich würde mich gern weiter mit Ihnen austauschen, um mehr darüber zu erfahren, woran Sie gerade arbeiten.

Lassen Sie mich wissen, ob Sie Lust auf einen Kaffee haben, um über die aktuellen Entwicklungen in der [Branche des Kunden] zu sprechen.

Diesen [Wochentag] ab [Uhrzeit] passt es bei mir gut. Einen passenden Slot können Sie direkt hier reservieren: [Kalender-Link]

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage #2: An einen potenziellen Lead mit Interesse an Ihren Agenturleistungen**

Betreff-Alternative 1: Unser Treffen auf dem [Name des Events]!

Betreff-Alternative 2: [Mein Name] vom [Name des Events]: Ein kurzer Einblick, wie [Name meiner Agentur] Sie unterstützen kann

Text:

Hallo [Vorname des Interessenten],

hier ist [Mein Vorname]. Wir haben uns am [Datum] auf dem [Name des Events] getroffen. Es war schön, mit Ihnen über [besprochene Themen] zu sprechen.

[Name meiner Agentur] ist darauf spezialisiert, Unternehmen wie Ihres in den Bereichen [Leistungsangebot #1], [Leistungsangebot #2] und [Leistungsangebot #3] voranzubringen.

Gern würde ich mich kurz mit Ihnen dazu austauschen, welche Herausforderungen Sie bei [Name des Kundenunternehmens] im Bereich [Leistungskategorie] aktuell beschäftigen. Vielleicht können wir Sie dabei gezielt unterstützen!

Sie erreichen mich unter [Meine Telefonnummer] / [Meine Messenger-Nummer/ID]. Geben Sie mir gern Bescheid, ob wir nächste Woche am [Montag] ab [Uhrzeit] kurz telefonieren wollen.

Viele Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

3\. E-Mail-Vorlage: Influencer-Outreach / Brand Ambassador:

In diesem Fall kontaktieren Sie eine Influencer-Persönlichkeit im Namen Ihrer Kunden und fragen an, ob Interesse an einem Endorsement für die Brand besteht. Eine solche E-Mail muss nicht nur Aufmerksamkeit wecken, sondern auch konkrete Details ansprechen – etwa was Ihr Kunde als Gegenleistung anbietet oder welche Vergütung der Influencer erwartet.

**Vorlage 1: An Branchenexperten – offene Vergütung/Gegenleistung**

Betreff-Alternative 1: Wir würden uns über eine Zusammenarbeit für [Name des Kundenunternehmens] freuen

Betreff-Alternative 2: Kooperationsvorschlag von [Name des Kundenunternehmens]: Können wir uns austauschen?

Body:

Hallo [Name des Influencers],

ich bin [Ihre Rolle] bei [Name meiner Agentur]. Zunächst einmal: Ich bin ein großer Fan Ihrer Arbeit und von [aktuelle Arbeit/Beitrag, den Sie gesehen haben]. Besonders [Aspekt, der Ihnen besonders gut gefallen hat] hat mich begeistert.

Ich melde mich im Namen von [Name meines Kunden] bezüglich einer möglichen Zusammenarbeit für ein Brand Endorsement. Unser Kunde würde Sie sehr gerne als Markenbotschafter für [Name der Kampagne/des Projekts] gewinnen.

[Name meines Kunden] ist ein [Art des Kundenunternehmens], spezialisiert auf [Beschreibung des Produkts/der Dienstleistung des Kunden]. Vielleicht ist Ihnen das Unternehmen bereits durch Beiträge in [Publikation 1] oder [Publikation 2] bekannt.

Hätten Sie Interesse an [Art des Endorsements/der Kooperation]?

Geben Sie uns gerne auch Ihre Konditionen für ein solches Sponsoring durch. Antworten Sie einfach auf diese E-Mail, wenn Sie mehr erfahren möchten oder Zeit für ein kurzes Telefonat haben.

Vielen Dank

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage 2: An Social-Media-Influencer – inklusive Budget/Vergütung**

Betreff-Alternative 1: Wir würden gerne mit Ihnen zusammenarbeiten!

Betreff-Alternative 2: Hätten Sie Interesse an einem Endorsement für [Name des Kundenunternehmens]?

Body:

Hallo [Name des Influencers],

ich melde mich im Namen unseres Kunden [Name meines Kunden]. Wir möchten anfragen, ob Sie offen für eine Zusammenarbeit im Bereich [Art des Endorsements] sind.

Unser Kunde ist ein [Art des Kundenunternehmens], spezialisiert auf [Beschreibung des Produkts/der Dienstleistung des Kunden].

Gleichzeitig möchten wir erfahren, welche Vorstellungen Sie bezüglich der Vergütung für diese Partnerschaft haben. Unser Kunde bietet Ihnen gerne [Produkte des Kunden im Wert von $x] oder ein festes Budget von $y an.

Geben Sie mir gerne Bescheid, wenn Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind und Zeit für ein kurzes Telefonat haben.

Sie erreichen mich unter [Telefonnummer] und [E-Mail].

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

4\. E-Mail-Vorlage: Teammitglied/Partner bei Ihrem Kunden vorstellen

Wenn Sie ein neues Teammitglied oder ein Partnerunternehmen für ein laufendes Kundenprojekt an Bord holen, können Sie diese E-Mail-Vorlage nutzen, um sie Ihrem Kunden vorzustellen.

**Vorlage 1: Teammitglied Ihrer Agentur vorstellen**

Betreff-Alternative 1: Neu im Team: [Name des Teammitglieds]

Betreff-Alternative 2: Wir möchten Ihnen [Name des Teammitglieds] vorstellen

Body:

Hallo [Name der Ansprechperson des Kunden],

wir möchten Ihnen das neue Teammitglied vorstellen, das Ihr Projekt im Rahmen der Kampagne [Name der Kampagne] unterstützen wird.

[Name des Teammitglieds] wird gemeinsam mit dem Team [Name der Abteilung] Ihre Anforderungen im Bereich [Bereich/Abteilung] betreuen. Er/Sie hat in der Vergangenheit bereits an zahlreichen Projekten für [Unternehmen 1], [Unternehmen 2] und [Unternehmen 3] gearbeitet.

Das Portfolio von [Name des Teammitglieds] finden Sie im Anhang dieser E-Mail. Er/Sie freut sich bereits auf die Zusammenarbeit bei den anstehenden Projekten.

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage 2: Ein Partnerunternehmen vorstellen**

Betreff-Alternative 1: Wir arbeiten für unsere Kampagne mit einem neuen Partner zusammen

Betreff-Alternative 2: Dürfen wir vorstellen: Unsere neue Partnerschaft!

Body:

Hallo [Name der Ansprechperson des Kunden],

wir freuen uns sehr, für alle Projekte im Bereich [Spezialisierung der Partneragentur] ab sofort mit [Name des Partners] zusammenzuarbeiten.

[Partneragentur] ist eine renommierte Agentur im Bereich [Spezialisierung der Partneragentur]. Das Team wird uns bei der Umsetzung aller [Kampagnenart]-Projekte für Ihr Unternehmen unterstützen.

Geben Sie mir einfach Bescheid, wenn Sie mehr über deren Expertise erfahren möchten.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!

Viele Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

5\. E-Mail-Vorlage: Kundenanfragen höflich ablehnen

Aus verschiedenen Gründen können Sie neue Projektanfragen vielleicht nicht immer annehmen. Mit dieser E-Mail teilen Sie potenziellen Kunden höflich mit, dass eine Zusammenarbeit derzeit nicht möglich ist.

**Vorlage 1:**

Hinweis: Diese E-Mails benötigen meist keinen Betreff, da es sich in der Regel um Antworten handelt. Nutzen Sie die Betreff-Alternative, falls Ihre Nachricht nicht Teil des bestehenden Threads ist.

Betreff-Alternative: Zu Ihrer Anfrage bezüglich unserer Agenturleistungen

Body:

Hallo [Name der anfragenden Person],

wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unseren Leistungen im Bereich [Serviceanfrage]. Aktuell können wir jedoch leider keine neuen Kunden annehmen, da wir an mehreren Großprojekten arbeiten und derzeit keine freien Kapazitäten haben.

Es tut uns leid, dass wir Ihr Wachstum zum jetzigen Zeitpunkt nicht unterstützen können. Wir hoffen aber, dass sich in Zukunft eine Gelegenheit zur Zusammenarbeit ergibt.

Lassen Sie uns gerne in Kontakt bleiben, um mehr über Ihre Branche und Ihre aktuellen Herausforderungen zu erfahren.

Sie erreichen mich unter [Telefonnummer] und [LinkedIn/Social-Media-Profil].

Viele Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage 2:**

Hinweis: Diese E-Mails benötigen meist keinen Betreff, da es sich primär um Antworten handelt. Nutzen Sie die Betreff-Alternative, falls Ihre Nachricht nicht Teil des bestehenden Threads ist.

Betreff-Alternative: Ihre Anfrage zu [konkretes Thema] – vielen Dank für Ihr Vertrauen!

Body:

Hallo [Name der anfragenden Person],

wir fühlen uns geehrt, dass Sie sich für unsere Agentur entschieden haben, um Ihre Anforderungen im Bereich [Serviceanfrage] umzusetzen. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass wir das Projekt aufgrund interner Kapazitätsengpässe derzeit nicht übernehmen können.

Wir hoffen sehr, dass sich in Zukunft die Chance auf eine Zusammenarbeit bietet. Lassen Sie uns gerne in Kontakt bleiben!

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

6\. E-Mail-Vorlage: Zahlungserinnerung für Rechnungen

Häufig kommt es vor, dass Rechnungen für Agenturleistungen überfällig sind. Mit dieser E-Mail erinnern Sie Kunden höflich an die ausstehende Zahlung.

**Vorlage 1: Mit finalem Fälligkeitsdatum**

Betreff-Alternative 1: Ihre Zahlung ist überfällig

Betreff-Alternative 2: Zu Ihrer Rechnung

Body:

Hallo [Name der Ansprechperson des Kunden],

die Rechnung für den Monat [Rechnungsmonat] ist überfällig. Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [verlängertes Fälligkeitsdatum], damit wir unsere Agenturleistungen für Sie weiterhin bereitstellen können.

Geben Sie mir gerne Bescheid, falls es Probleme bei der Zahlung gibt oder Sie technische Unterstützung benötigen.

Unser Support für Zahlungen steht Ihnen unter [E-Mail] zur Verfügung.

Vielen Dank!

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage 2: Mit Hinweis auf verlängertes Fälligkeitsdatum**

Betreff-Alternative 1: Ihre Zahlung ist überfällig

Betreff-Alternative 2: Zu Ihrer Rechnung

Body:

Hallo [Name der Ansprechperson des Kunden],

wir möchten Sie daran erinnern, dass die Rechnung für [Name des Kundenunternehmens] für den Monat [Rechnungsmonat] seit [Anzahl der Tage] Tagen überfällig ist. Unser Finanzteam hat das Fälligkeitsdatum für Sie bis zum [verlängertes Fälligkeitsdatum] verlängert.

Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [verlängertes Fälligkeitsdatum], um unsere Agenturleistungen für Ihr Unternehmen für den Monat [Monat] nahtlos fortzuführen.

Interne Verzögerungen kommen vor – melden Sie sich gerne, falls es bei der Zahlungsabwicklung konkrete Fragen gibt.

Ich wünsche Ihnen eine schöne restliche Woche!

Vielen Dank für Ihr Vertrauen

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

7\. E-Mail-Vorlage: Feedback/Anfragen höflich ablehnen

Einem Kunden abzusagen, kann unangenehm sein. Glauben Sie uns, wir kennen das. Gute Agenturen geben stets ihr Bestes, um allen Kundenwünschen gerecht zu werden. Doch manchmal muss man Grenzen setzen. Mit dieser E-Mail teilen Sie Ihren Kunden mit, dass Sie deren Feedback/Vorschläge im laufenden Projekt nicht berücksichtigen können. 

**Vorlage #1:**

Betreff: (Für diese E-Mails ist keine Betreffzeile erforderlich, da es sich meist um Antworten handelt)

Text:

Hallo [Name des Ansprechpartners beim Kunden],

ich habe mir Ihre Vorschläge für unsere laufende Kampagne [Name der Kampagne] angesehen. Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir [Vorschlag #2] und [Vorschlag #4] direkt umsetzen und im nächsten Entwurf berücksichtigen werden.

Aufgrund von Einschränkungen im Bereich [Grund der Einschränkung] können wir [Vorschlag #1] und [Vorschlag #3] in dieser Kampagne jedoch leider nicht umsetzen.

Geben Sie mir gern Bescheid, wie Sie dazu stehen. Wir können die Details gern in unserem nächsten wöchentlichen Standup oder kurz telefonisch besprechen.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Viele Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

8\. E-Mail-Vorlagen für Follow-ups

Auf eine E-Mail keine Antwort zu erhalten, kommt im Alltag immer wieder vor. In solchen Fällen sind Follow-ups eine bewährte Lösung. Diese Vorlagen sparen Ihnen Zeit beim Verfassen von Follow-up-E-Mails für Ihre Agentur.

**Vorlage #1: Allgemein**

Betreff: Follow-up-E-Mails werden in der Regel im selben Thread wie die vorherige(n) E-Mail(s) versendet. Eine neue Betreffzeile ist nicht erforderlich.

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich wollte mich kurz bezüglich meiner letzten E-Mail zu [Grund der vorherigen E-Mail] erkundigen. Geben Sie mir gern Bescheid, falls Sie noch etwas Bedenkzeit benötigen.

Antworten Sie einfach auf diese E-Mail, falls noch Fragen offen sind.

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage #2: Follow-up zu einer Outreach-E-Mail**

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich weiß, dass Ihr Schreibtisch vermutlich voll ist, wollte aber kurz bezüglich meiner vorherigen E-Mail nachhaken: [konkrete Frage aus der vorherigen E-Mail]

Ich würde mich freuen zu hören, wie wir hier weiter verfahren wollen.

Vielen Dank!

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage #3: Bei dringenden Anliegen**

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich weiß, dass Ihre Zeit knapp ist, aber es wäre großartig, wenn Sie kurz einen Blick auf meine Anfrage zu [zuvor übermittelte Anforderungen] werfen könnten.

Der Zeitplan ist hier etwas eng, da wir [Projektname] bis zum [Frist angeben] vorziehen müssen.

Geben Sie mir bitte Bescheid, falls es Ihrerseits zeitliche Engpässe gibt.

Vielen Dank im Voraus!

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

9\. E-Mail für Projekt-Updates und Reports

Wenn Sie an langfristigen Kundenprojekten arbeiten, sind regelmäßige Reports und transparente Kommunikation entscheidend, um das Vertrauen Ihrer Kunden zu sichern. Diese E-Mail-Vorlage hilft Ihnen dabei, Updates zu teilen und für absolute Transparenz im Projekt zu sorgen. Kunden schätzen eine gute Kommunikation und das Gefühl, auf dem Laufenden gehalten zu werden (besonders wenn es darum geht, wofür ihre $$$ ausgegeben werden).

**Vorlage #1: Für die rein formelle Kommunikation**

Betreff: Update zu Projekt [Projektname]: [Monat] [Jahr]

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich hoffe, Sie hatten einen guten Start in die Woche! Ich wollte Ihnen ein kurzes Update zum aktuellen Stand von [Projektname] geben.

Im Zeitraum [Zeitspanne] hat unser Team die folgenden Aufgaben abgeschlossen:

• [Abgeschlossene Aufgabe 1]

• [Abgeschlossene Aufgabe 2]

• [Abgeschlossene Aufgabe 3]

Wie im Projektplan besprochen, arbeiten wir derzeit an:

• [Laufende Aufgabe 1] – Voraussichtlicher Abschluss bis [Datum]

• [Laufende Aufgabe 2] – Voraussichtlicher Abschluss bis [Datum]

Die nächsten Schritte im Projekt sind:

• [Anstehende Aufgabe 1]

• [Anstehende Aufgabe 2]

Bitte geben Sie mir Bescheid, falls Sie Fragen haben oder Klärungsbedarf zum bisherigen Projektfortschritt besteht. Die einzelnen Aufgaben-Updates können wir auch gern in unseren [wöchentlichen/monatlichen] Standups im Detail besprechen.

Ich freue mich auf die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit! Melden Sie sich gern jederzeit.

Viele Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage #2: Etwas lockerer, ideal für regelmäßige Zwischenstände**

Betreff: Kurzes Update zu [Projektname]

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich wollte kurz den aktuellen Status zu [Projektname] durchgeben.

Im Zeitraum [Zeitspanne] haben wir Folgendes erreicht:

• [Aufgabe 1] – Abgeschlossen am [Datum]

• [Aufgabe 2] – Abgeschlossen am [Datum]

• [Aufgabe 3] – In Bearbeitung, etwa zu 60 % abgeschlossen

Als Nächstes steht an:

• Fertigstellung von [Aufgabe 3] bis [Datum]

• Start von [Aufgabe 4] – Voraussichtlicher Beginn am [Datum]

• Erstellung des Decks für [Aufgabe 5]

Entsprechend unserer besprochenen Roadmap liegt alles [im Zeitplan / leicht verzögert]. Geben Sie mir gern Bescheid, falls Sie Rückfragen haben oder Details abstimmen möchten!

Das Projekt entwickelt sich hervorragend und ich freue mich über die bisherigen Fortschritte. Für Feedback oder Fragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.

Vielen Dank!

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

10\. Krisenkommunikation

Der Agenturalltag besteht oft daraus, morgens aufzustehen und erst einmal mindestens ein Feuer zu löschen. Wenn man viele Kunden und Projekte gleichzeitig betreut, läuft unweigerlich ab und zu etwas aus dem Ruder. Wie Sie in einer Agentur mit Krisen umgehen, entscheidet über Kundenbindung und letztlich auch über das Gesamtwachstum. Mitten im Sturm zu stehen, kann beunruhigend sein – das wissen wir. Hier sind einige E-Mails, mit denen Sie schwierige Situationen souverän meistern und Ihre Kunden zufriedenstellen.

**Vorlage #1: Wenn die Krise durch ein Versehen auf Ihrer Seite entstanden ist**

Betreff: Rückmeldung zu [Problem]

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich melde mich bezüglich [Problemstellung erklären, z. B. Website-Ausfall]. Zunächst möchte ich mich aufrichtig für diese Situation entschuldigen – wir hätten dies verhindern müssen, haben hier jedoch nicht sorgfältig genug gehandelt. Ich übernehme die volle Verantwortung für das Geschehene.

Folgende Sofortmaßnahmen haben wir bereits eingeleitet:

• [Sofortige Korrekturmaßnahme]

• [Prüf- und Präventivmaßnahmen]

Seien Sie versichert, dass wir alles daransetzen, dieses Problem unverzüglich zu beheben und Sie in dieser herausfordernden Situation bestmöglich zu unterstützen. Sie erreichen mich jederzeit unter [Telefonnummer] und [E-Mail-Adresse], falls Sie Unterstützung benötigen.

Nochmals: Es tut mir aufrichtig leid, dass sich unser Fehler auf Ihr Unternehmen ausgewirkt hat. Wir werden die nötigen Lehren daraus ziehen und Maßnahmen etablieren, damit sich ein solcher Vorfall nicht wiederholt. Bitte lassen Sie mich wissen, wie ich Ihnen sonst behilflich sein kann. Ich danke Ihnen für Ihre Geduld und Ihr Verständnis, während wir das Problem beheben.

Viele Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage #2: Wenn die Krise durch ein Versehen auf Kundenseite entstanden ist**

Betreff: Gemeinsam nach vorn schauen: Maßnahmenplan zu [Problem]

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich wollte kurz auf die Vorfälle der letzten Woche rund um [Situation erklären] zurückkommen. Ich verstehe gut, dass Sie über die Entwicklung vermutlich genauso unglücklich sind wie wir. Gemeinsam können wir diese Herausforderung jedoch schnell wieder lösen.

Hier sind einige Schritte, mit denen wir alles wieder auf Kurs bringen:

• [Lösungsansatz 1, z. B. gemeinsame Feedback-Session]

• [Lösungsansatz 2, z. B. maßgeschneiderter Aktionsplan]

Die Zusammenarbeit mit Ihnen liegt uns sehr am Herzen. Bitte lassen Sie mich wissen, wie wir Sie in dieser Situation noch unterstützen können und wie wir ähnliche Engpässe künftig vermeiden.

Rückschläge kommen vor, doch durch offenen Austausch und enge Zusammenarbeit werden wir gestärkt daraus hervorgehen. Melden Sie sich gern jederzeit, um das weitere Vorgehen abzustimmen.

Vielen Dank!

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage #3: Wenn eine Krise durch Missverständnisse entstanden ist, ohne dass eine Seite die Schuld trägt**

Betreff: Abstimmung zu Kommunikationsengpässen bezüglich [Problem]

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

Es ist offensichtlich, dass unsere jüngste Kommunikation bezüglich [Situation] nicht optimal gelaufen ist. Dadurch sind Missverständnisse und in der Folge Probleme im Hinblick auf [Details zu den aufgetretenen Problemen] entstanden.

Als Ihr Partner sind wir überzeugt, dass transparente und zeitnahe Kommunikation der Schlüssel ist, um bestmögliche Ergebnisse zu liefern und Ihnen jederzeit die Kontrolle und den Überblick über alle Abläufe zu sichern.

Deshalb möchten wir gezielt daran arbeiten, bestehende Kommunikationslücken in unseren Teams zu schließen.

Um das akute Problem umgehend zu beheben, schlagen wir folgende Schritte vor:

• [Lösung 1, z. B. Klärungs- und Bestätigungsbericht]

• [Lösung 2, z. B. verbesserte Kommunikationskanäle]

• [Lösung 3, z. B. dedizierter Support]

Für die Zukunft schlage ich vor, [wöchentliche/monatliche/tägliche] Abstimmungen einzurichten, damit wir stets auf demselben Stand bleiben. Zögern Sie bitte auch nicht, mich jederzeit direkt zu kontaktieren. Sie erreichen mich unter [Telefon] und [E-Mail]

Sie sind ein geschätzter Kunde, und Ihr Vertrauen bedeutet unserem gesamten Team sehr viel. Vielen Dank für Ihre Geduld, während wir dieses Problem beheben – mir liegt persönlich viel daran, unsere partnerschaftliche Beziehung wieder zu stärken.

Vielen Dank im Voraus!

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

11\. Neues Service-/Produkt-Launch oder Feature-Update

Wenn Sie neue Produkte oder Services entwickeln oder einfach spannende Features einführen, möchten Sie bei Ihren Kunden den besten Eindruck hinterlassen. Eine gelungene Launch-E-Mail kann ganz unkompliziert Neugeschäft oder Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten eröffnen – und das völlig ohne Zusatzkosten. Hier sind einige überzeugende E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie das Interesse Ihrer Kunden an Ihren Neuheiten wecken.

**Vorlage 1: Neuer Service-/Produkt-Launch**

Betreff: Neu bei uns: [Name des neuen Service/Produkts]

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich freue mich sehr, Ihnen den Launch unseres brandneuen [Service/Produkts] vorzustellen – [Name]!

Was ist neu? [Kurze Beschreibung der Funktion/Vorteile oder welches Problem gelöst wird].

Einige Highlights, die Ihnen besonders gefallen dürften:

• [Feature 1]

• [Feature 2]

• [Feature 3]

Als geschätzter Kunde erhalten Sie vorab exklusiven Zugriff auf [Name]. Wir sind überzeugt, dass dies hervorragend dazu beitragen kann, [beschreiben Sie, wie es ein Problem/einen Bedarf des Kunden löst].

Zudem lässt es sich nahtlos in unsere bisherigen Leistungen für Sie integrieren – [Beschreibung der Integration in bestehende Services]

Lassen Sie mich gerne wissen, ob Sie ein kurzes Beratungsgespräch wünschen, um zu besprechen, wie [Name] Sie bei Ihren [Zielen] unterstützen kann.

CTA: Kostenlose Beratung buchen

Für weitere Details stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, diese neue Lösung gemeinsam mit Ihnen zu entdecken!

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage 2: Neue Features für bestehende Produkte/Services**

Betreff: Spannende neue Features live!

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich habe spannende Neuigkeiten, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte! Wir haben soeben neue Features für unser [Produkt/unseren Service] veröffentlicht, mit denen wir Ihren Erfolg auf das nächste Level heben.

Das gibt es Neues bei [Name der Agentur]:

• [Feature 1]

• [Feature 2]

• [Feature 3]

Mit diesen leistungsstarken neuen Funktionen können wir [spezifische Vorteile für den Kunden beschreiben].

Geben Sie mir einfach Bescheid, wenn Sie eine Demo der neuen Features wünschen oder gemeinsam erörtern möchten, wie Sie diese für Ihre spezifischen Ziele nutzen können. Gerne vereinbaren wir einen passenden Termin für ein Gespräch.

CTA: Kostenlose Beratung buchen

[Name der Agentur] setzt kontinuierlich auf Innovation für Sie. Kommen Sie bei Fragen jederzeit gerne auf mich zu.

Vielen Dank!

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

12\. Re-Engagement-E-Mails für ehemalige Kunden

Wissen Sie, was noch kosteneffizienter ist als die Neukundengewinnung? Ehemalige Kunden zu reaktivieren, die bereits mit Ihnen zusammengearbeitet haben. Die Zusammenarbeit kann aus unterschiedlichsten Gründen geendet haben – Budget, veränderte Anforderungen, neue Ziele oder anderes. Mit einer überzeugenden Re-Engagement-E-Mail haben Sie jedoch beste Chancen, diese Kunden zurückzugewinnen. Hier finden Sie passende Vorlagen für den Einstieg.

**Vorlage 1:**

Betreff: Kurzes Update + spannende neue Funktionen für Sie

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich habe mich sehr über Ihren jüngsten Erfolg gefreut: [hier aktuellen bemerkenswerten Meilenstein nennen]. Unser letzter Austausch ist schon eine Weile her – ich wollte mich kurz melden und einfach Hallo sagen.

Unternehmen entwickeln sich weiter – Ziele verschieben sich, Anforderungen verändern sich und Märkte wandeln sich. Deshalb haben wir unsere Services kontinuierlich ausgebaut und neue Lösungen entwickelt, die genau zu Ihren aktuellen Plänen passen könnten.

Hier sind einige neue Funktionen, die für Sie besonders spannend sein dürften:

• [Neues Service-Angebot]

• [Erweiterte Expertise]

• [Innovativer Ansatz]

Wir würden uns freuen, wieder ins Gespräch zu kommen, um mehr über Ihre aktuellen Herausforderungen im Bereich [gelöste Probleme auflisten] zu erfahren und zu hören, was bei Ihnen ansteht. Sicher gibt es Ansatzpunkte, wie wir Ihr Unternehmen gemeinsam weiter voranbringen können.

Zudem möchte ich Ihnen als Zeichen unserer langfristigen Partnerschaft gerne ein paar attraktive Angebote vorstellen. Lassen Sie mich wissen, ob Sie Zeit für ein kurzes Telefonat haben.

CTA: Termin vereinbaren

Ich freue mich darauf, wieder von Ihnen zu hören und auszuloten, wie wir erneut zusammenarbeiten können.

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage 2:**

Betreff: Erneute Zusammenarbeit mit [Name der Agentur] – neue Services + Angebote

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

können Sie glauben, dass unsere letzte Zusammenarbeit bei [Name der Agentur] schon wieder [X Monate/Jahre] her ist? Wie die Zeit vergeht!

Ich weiß, dass sich Rahmenbedingungen und Prioritäten mit der Zeit ändern. Wenn Sie offen dafür sind, würde ich mich jedoch sehr freuen, wieder den Kontakt aufzunehmen.

Wir haben kürzlich [für ehemaligen Kunden relevanter neuer Service] gelauncht – ich denke, das könnte genau die richtige Lösung für [frühere Herausforderung des Kunden] sein. Hätten Sie Interesse an näheren Informationen?

Ganz gleich, ob eine erneute Zusammenarbeit derzeit infrage kommt oder nicht, würde ich mich über einen persönlichen Austausch freuen. Ich wollte mich einfach erkundigen, wie es Ihnen geht!

Eine erfolgreiche Woche wünsche ich Ihnen,

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

13\. Empfehlungs- oder Feedback-Anfragen

Ihre Arbeit endet nicht damit, erstklassige Ergebnisse für Ihre Kunden abzuliefern. Sie sollten auch aktiv Feedback einholen, um Ihre Services kontinuierlich zu verbessern und neue Empfehlungen zu generieren. Mit diesen Vorlagen erhalten Sie wertvolles Kundenfeedback und bauen Ihren Kundenstamm durch Weiterempfehlungen aus.

**Vorlage 1: Empfehlungen einholen**

Betreff: Waren Sie mit unserer Zusammenarbeit zufrieden? Ein kleiner Gefallen, bitte!

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

ich wende mich heute mit einer Bitte an Sie. Wir nehmen derzeit wieder neue Kunden auf und haben gehofft, dass Sie uns vielleicht jemanden aus Ihrem Netzwerk empfehlen möchten!

In den vergangenen [Zeitraum] konnten wir in den Bereichen [Erfolg 1], [Erfolg 2] und [Erfolg 3] einen messbaren Mehrwert für Sie schaffen.

Wenn Sie jemanden kennen, der ebenfalls von [Hauptservices] profitieren könnte, würde ich mich sehr freuen, wenn Sie meine Kontaktdaten weiterleiten. Konkret möchten wir neue Branchen wie [Branchen] sowie Unternehmen der Kategorie [Unternehmensgröße/-kategorie] erschließen.

Teilen Sie dabei auch gerne Ihre persönlichen Erfahrungen aus unserer bisherigen Zusammenarbeit.

Und falls daraus eine erfolgreiche Partnerschaft entsteht, haben wir als Dankeschön eine kleine Überraschung für Sie vorbereitet!

Wie immer vielen Dank für die großartige Zusammenarbeit! Wenn Sie weitere Fragen haben, melden Sie sich bitte jederzeit.

Beste Grüße

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

**Vorlage 2: Feedback einholen**

Betreff: Wie können wir noch besser werden?

Text:

Hallo [Vorname des Empfängers],

da sich unser erstes gemeinsames [Quartal/Jahr] dem Ende zuneigt, möchte ich Sie um Ihr ehrliches Feedback zu unserer bisherigen Zusammenarbeit bitten.

Mit welchen Aspekten unserer Services waren Sie besonders zufrieden? Gibt es Bereiche, die zu kurz kamen oder die wir verbessern können?

Ihre Einschätzung ist für uns enorm wertvoll, um uns kontinuierlich weiterzuentwickeln und Ihre Erwartungen auch in Zukunft zu übertreffen. Teilen Sie Ihre Gedanken gerne so ausführlich wie möglich – jedes Feedback ist willkommen!

Geben Sie mir gerne Bescheid, falls Sie kurz Zeit für ein Telefonat zu Ihren Erfahrungen haben. Unser Ziel ist es, Ihnen stets den größtmöglichen Mehrwert zu bieten.

Nochmals vielen Dank für die hervorragende Partnerschaft. Ich freue mich auf Ihr Feedback!

Eine erfolgreiche Woche wünsche ich Ihnen,

[Mein Vorname]

[Meine Position/Rolle] bei [Name meiner Agentur]

Das war’s auch schon!

Wir hoffen, dass diese E-Mail-Vorlagen Ihnen dabei helfen, in Ihrer Agentur Zeit zu sparen. Am besten wirken E-Mails, wenn sie direkt, prägnant und – wo immer passend – mit etwas Humor verfasst sind. Wir bieten Ihnen noch viele weitere Ressourcen, mit denen Sie Ihre Agentur skalieren und erstklassige Ergebnisse für Ihre Kunden erzielen. Hier geht’s zu Synup!